Du kan søge i denne vejledning med Ctrl+F (F3 = søg videre) og udskrive eller gemme som PDF ved hjælp af Ctrl+P.

Bemærkninger til IT-administratorer, f.eks. om installation på et netværk og brug af en fælles datafolder, findes i et separat PDF-dokument: Installation­Tips.pdf.

Efter login vises en række faneblade, f.eks. for bygninger, døre, nøgler og medarbejdere. På disse faneblade indtastes og vises stamdata.

Indtastningen af stamdata sker på det respektive faneblad. Ønsker du f.eks. at registrere en nøgle, klik på fanen "Nøgle".
Søg, filtrer, lister
Opbygningen af disse faneblade er ens. På venstre side vises en liste over de tilgængelige poster, f.eks. en liste over alle nøgler. Over listen er der et søgfelt, hvor du kan søge efter navne i listen. Derudover er der filtermuligheder for listen, f.eks. efter låsesystem eller bygning.

Indtastningsfelt: På højre side af et faneblad findes egenskaberne for en valgt post, f.eks. altid et indtastningsfelt til navnet samt andre indtastningsfelter til yderligere detaljer.

Betjeningen af indtastningsfeltet sker ved hjælp af knapperne ovenover. Der er en knap "Ny" for at oprette en ny post, "Rediger" for at ændre en valgt post, "Slet" osv. Disse grundlæggende knapper er ens for alle indtastningsfelter.

For at oprette en ny post, klik på knappen "Ny". Indtastningsfelterne bliver derefter gule, hvilket signalerer redigeringstilstand.

Du behøver kun at angive et navn for at kunne gemme posten, dvs. det er nok at indtaste en betegnelse i det øverste indtastningsfelt.
De andre felter kan forblive tomme, men der er anbefalinger: Ved indtastning af en dør skal du vælge en bygning, ved indtastning af en nøgle skal du vælge et låsesystem. Se nedenfor: De enkelte faneblade.

For at gemme posten, klik på knappen "Gem" øverst, ellers klik på "Annuller". Alle indtastningsfelter bliver derefter hvide og kan først redigeres igen, når du klikker på knappen "Rediger".

Du forstår programmets funktion bedst ved at lege lidt med nogle testindtastninger og klikke rundt i programmet. For at dine testindtastninger ikke ender permanent i den rigtige journal, skal du skifte til sandkassetilstand først.

Klik i hovedmenuen på: Fil > Sandkasse.

For at afslutte sandkassetilstand, klik i hovedmenuen på: Fil > Logout, eller igen på: Fil > Sandkasse.

Fra venstre mod højre: Hvis du vil udfylde programmet manuelt, er det bedst at gå fra venstre mod højre, dvs. vælg først fanebladet "Bygninger" og indtast dine bygninger der. Registrér derefter døre på det næste faneblad, derefter nøgler, derefter personer, og afslut med nøgleoverdragelser til personer.

Låsesystemer: Hvis du har flere låsesystemer, kan du forud registrere navne på låsesystemerne. Dette finder du i hovedmenuen: Rediger > Låsesystemer.

Login/Brugere: Hvis du ønsker at beskytte programmet med en adgangskode, skal du klikke i hovedmenuen: Rediger > Brugere. Der vises derefter brugerkortet, hvor du kan oprette brugere og (indledende) adgangskoder. Hver bruger kan senere ændre sin egen adgangskode.

Bygninger registreres hovedsageligt kun ved navn, dvs. det er tilstrækkeligt at give hver bygning et vilkårligt navn.

Registrering af bygninger bruges til senere at kunne vælge, i hvilken bygning en bestemt dør befinder sig, når døre registreres.

Begrebet "bygning" kan fortolkes, som du ønsker. Det kan også referere til en firmalokalitet eller blot en del af en større bygning. Sidstnævnte kan du markere ved at vælge en overordnet post i feltet "er en del af".

Feltet "Låsesystem" behøver du ikke udfylde. Hvis du vælger et låsesystem her, tjener det kun til din information og har ingen yderligere effekt på programmet.

Døre kan registreres, så nøgler kan knyttes til døre (adgangsrettigheder). Hvis man kun ønsker at administrere nøgler, kan man undlade at registrere døre.

For at registrere en dør skal du indtaste en betegnelse. Hvis du har dørenumre eller rumnumre, anbefaler vi i programmet en betegnelse som f.eks. "101 Depot" i det første felt. Derved sorteres alle numre i rækkefølge, og den beskrivende betegnelse står bagved.

I feltet "Bygning" vælger du en post, som du tidligere har indtastet på fanebladet "Bygninger".

Feltet Etage (etage) behøver du kun udfylde, hvis informationen er relevant for dig, eller hvis du ønsker at tilføje en grundplan for denne etage.

Grundplan: Du kan tilføje en grundplan pr. bygning og etage. For at gøre dette skal du vælge en bygning for døren og indtaste noget i feltet "Etage".

Låsecylindre: Hvis du ønsker at registrere cylindre, kan du gøre dette her på fanebladet "Døre" eller separat på fanebladet "Cylindre". Disse kan du åbne via hovedmenuen "Vis".
Feltet "Låsesystem" skal udfyldes i dette tilfælde, da en cylinder altid tilhører et bestemt låsesystem. Feltet "Cyl-Pos." kan ignoreres. I feltet "Cylinder" skal du indtaste cylindernummeret (eventuelt låseplanets nummer) og længden, f.eks. "120 30/35". Felterne "Låsning" og "Længde" er blot en separat gentagelse (hvis de adskiller sig fra betegnelsen) og kan forblive tomme.

Hvis du ikke ønsker at registrere låsecylindre, skal nøglerne tildeles direkte til en dør. Med låsecylindre tildeles nøglerne til cylindrene (som i virkeligheden mekanisk sker).
Programmet bestemmer automatisk, om en nøgle passer til en dør, ud fra informationen om, hvilke cylindre der er monteret i hvilke døre. Låsefunktionerne registreres på fanebladet "Nøgler", se Knyt nøgler til døre eller cylindre.

I feltet "Betegnelse" indtastes oftest nøgle nummeret, sjældent en beskrivende betegnelse. Vi anbefaler ikke at indtaste navne på personer (nøglemodtagere) eller døre her, da disse kan ændre sig over tid, mens nøgle nummeret altid forbliver det samme.

Feltet "Område" er kun til ekstra information for dig, f.eks. hvis du vil notere, i hvilket område (afdeling/bygning) en gruppenøgle bruges.

Vigtigt er feltet "Låsesystem", da de fleste driftsnøgler hører til et låsesystem. For andre nøgler, f.eks. møbelnøgler, kan du oprette et pseudo-låsesystem, f.eks. "Andet" eller "Skabe" osv., for at have en kategoriserings- og filtreringsmulighed. Se hovedmenuen: Rediger > Låsesystemer.

Feltet "Låsning" svarer normalt til nøglebetegnelsen og kan forblive tomt.
I feltet "Type" kan du vælge nøglens hierarki. Dette påvirker kun sorteringen af nøglelisten: "ES" (Enkeltnøgle) står i slutningen af listen, mens alle andre nøgletyper er gruppenøgler og sorteres som vigtige nøgler i begyndelsen af listen.

I Antal-linjen kan du indtaste det samlede antal af den pågældende nøgle, som du har modtaget gennem leverancer og efterbestillinger. Programmet trækker defekte og udleverede nøgleeksemplarer fra dette samlede antal og beregner dermed det tilgængelige antal, der stadig kan udleveres til flere personer. Det tilgængelige antal opdateres, så snart du klikker på Gem.

Med "Nøgleskab" menes et pengeskab/depot, hvor nøgler opbevares. Hvis du har flere nøgleskabe, kan du vælge et og indtaste krogenummeret, hvor nøglen hænger. For at oprette skabe skal du gå til hovedmenuen "Vis" og vælge fanebladet "Skab".

Hvis du ikke har registreret låsecylindre, bliver nøglerne direkte knyttet til døre. Ellers bør sammenknytningen ske med cylindre. Programmet fastslår derefter automatisk den indirekte forbindelse mellem nøgler og døre. En parallel sammenknytning af en nøgle med både cylindre og døre giver ingen fordele, snarere ulemper.

På nøglefanen ser du nederst til venstre små faneblade: Døre, låsegrupper, cylindre. For at knytte den valgte nøgle til en eller flere låsecylindre, klik på knappen "Rediger" øverst og vælg derefter det lille cylinder-faneblad nedenfor. Klik på knappen "Knyt til cylindre". Alle cylindre, der tilhører det samme låsesystem som den aktuelle nøgle, vises nu. Sæt flueben ved de cylindre, som nøglen kan låse op. Klik til sidst på knappen "Gem" øverst. Hvis du efter at have gemt skifter til det lille dør-faneblad nederst, kan du se, hvilke døre de sammenknyttede cylindre er monteret i.

For sammenknytninger med døre gælder samme princip: Klik på knappen "Rediger" øverst og derefter på knappen "Knyt til døre". Når de relevante døre er valgt, klik på knappen "Gem" øverst.

Sammenknytningen via låsegrupper sker ved import af en låseplan og normalt ikke manuelt, og derfor er det ikke beskrevet her.

På denne fane administreres alle personer, der modtager en nøgle. I virksomheder er det normalt de egne medarbejdere. I ejendomsadministrationer er det derimod oftest lejere, der modtager nøgler. Fanens betegnelse kan derfor tilpasses i indstillingerne.

I feltet "Navn" anbefaler vi, at du indtaster i formatet "Efternavn, Fornavn", så personlisten bliver sorteret alfabetisk efter efternavne. Navnet må kun forekomme én gang i programmet for at sikre, at det er entydigt. Hvis der forekommer dubletter, skal navnet udvides med en ekstra identifikator.

I feltet "Afdeling" kan du indtaste en ny afdeling eller vælge en tidligere anvendt indtastning. Øverst til venstre over personlisten er der en afdelingsfilter, så du målrettet kan se medarbejdere fra en bestemt afdeling.

I feltet "Nr." indtastes normalt et personalenummer, men det kan også være et andet nummer eller en betegnelse.

Feltet "Firma" er beregnet til eksterne medarbejdere fra andre virksomheder. Over personlisten er der et firmalilter.

Med felterne "Bygning" og "Rum" kan du lokalisere arbejdspladsen (kun til information). Felterne har ingen indflydelse på programmet, dvs. disse oplysninger påvirker ikke udleverede nøgler eller adgangsrettigheder.
Felterne "Adresse", "Telefon" og "E-mail" er også kun til information og evalueres ikke af programmet.

Felterne "Afgang" og "Kontrol" er datofelter. Afgangsfeltet evalueres af Key-Organizer, nemlig på fanen Frister: Her vises også nøgler fra personer, der har forladt virksomheden. Det er ikke nødvendigt, at der blev angivet en tilbageleveringsfrist ved nøgleudleveringen.

Du kan også knytte personoplysninger til en fil og indsætte et medarbejderportræt (klik på profilbilledikonet).

I det nederste vindue under "har følgende nøgler" vises alle nøgler, som personen aktuelt besidder. Hvis du højreklikker på denne liste, vises en pop-up-menu, f.eks. til at konfigurere visningen eller hente dokumenter.
Tidligere nøgler, som personen tidligere har haft, kan du hente via knappen "Log" (nu "Journal").

Den tidligere "Protokol"-fane er blevet omdøbt til "Journal" for at undgå forveksling med det almindelige begreb "overdragelsesprotokol" (en enkelt kvittering).

Journalen er en kronologisk liste, hvor alle nøgleudleveringer og mængdeændringer registreres løbende, f.eks. til revisioner.

Den nemmeste måde at åbne journalen på er ved at vælge en post på nøgle- eller medarbejderfanen og derefter klikke på "Journal"-knappen ovenover indtastningsfeltet. Programmet skifter så til journalfanen og viser historikken for den valgte post.

Ved bunden af vinduet finder du knapper til eksport som en Excel-tabel eller til at gemme som en PDF-fil.

På fristfanen listes de udleverede nøgler, som skal returneres. Grundlaget for dette er, at der ved udleveringen af nøglen er indtastet en dato i feltet "Frist".
Alternativt kan et udfyldt felt "Afgang" for en person også føre til en frist, selv hvis der ikke blev indtastet en returfrist ved nøgleudleveringen.

Brugere er de personer, der har tilladelse til at bruge programmet. Så længe der ikke er oprettet nogen brugerkonti i programmet, kan man få adgang til det uden kodeord.

Brugerfanen kan åbnes via hovedmenuen: Rediger > Brugere. Du må kun foretage indtastninger eller ændringer her, hvis du har tilladelse til det. Enhver logget bruger kan dog ændre sit eget kodeord. På den måde kan en administrator først angive en indledende adgangskode.

En nyoprettet bruger har oprindeligt alle tilladelser. Efter oprettelse bør du konfigurere brugerens rettigheder via knappen "Tilladelser".

Kravene til sikre kodeord, f.eks. minimumslængde og specialtegn, kan defineres i indstillingerne.
Hvis en bruger har glemt sit kodeord, kan en anden bruger, der har rettighederne til at ændre brugertilladelser, angive en ny adgangskode.
Hvis ingen adgangskode længere er kendt, kan du kontakte softwareproducenten Aidex via e-mail for at få genereret en speciel login-kode.

Hvis du er en bruger og samtidig også en nøglemodtager, skal du oprettes to gange i programmet: som bruger og som medarbejder.

Dette afsnit omhandler udlevering af en enkelt nøgle. Hvis du ønsker at udlevere flere forskellige nøgler til en person, se næste afsnit: Udlevering via indkøbskurv.

Vælg den nøgle, der skal udleveres, på nøglefanen. Vælg modtageren af nøglen på medarbejderfanen. Rækkefølgen er ligegyldig; du kan også vælge modtageren først og derefter nøglen.

På både nøglefanen og medarbejderfanen finder du øverst til højre en knap "Udlevere", der fører dig til overdragelsesfanen. Her er felterne "Nøgle" og "ny ejer" forudfyldt.

I feltet "Identifikation" kan du indtaste et løbenummer, f.eks. hvis du har flere eksemplarer (kopier) af nøglen, der er nummererede. Dette kan også være f.eks. serienummeret på en transponder eller et chipkort.

Feltet "Dato" refererer til udleveringsdatoen og skal udfyldes. Denne dato kan ikke ændres efterfølgende!
Feltet "Frist" kan udfyldes, hvis nøglen skal returneres inden en bestemt dato. På fristfanen kan du derefter få vist en liste over nøgler, der er eller vil blive forfaldne. Fristen kan ændres efterfølgende i listen over udleverede nøgler med højreklik: "Rediger detaljer".

I feltet "Bemærkning" kan du angive årsagen til udleveringen.
I feltet "Antal" kan du indtaste en anden mængde, hvis du udleverer flere eksemplarer uden identifikation.

Du kan vælge, om du vil udskrive en "kvittering", som er en kvittering for en enkelt nøgle, eller om du vil udskrive en "oversigt", der viser alle nøgler, som modtageren aktuelt besidder. Oversigten har den fordel, at den med en underskrift kan erstatte alle tidligere kvitteringer.

Når du har klikket på knappen "Udfør", vises nøglen ved modtageren på medarbejderfanen. Og på nøglefanen vises modtageren i ejerlisten.

De aktuelt udleverede nøgler vises både på medarbejderfanen og på nøglefanen: under medarbejdere under "besidder følgende nøgler" og under nøgler i ejerlisten.
Når du vælger en udleveret nøgle, bliver knappen "Tilbagelevering" aktiv nederst, som fører dig til overdragelsesfanen. Her kan du indtaste en tilbageleveringsdato og en bemærkning.

Ved at vælge "Kvittering" oprettes en returkvittering kun for denne enkelte nøgle. Med valget "Oversigt" udskrives i stedet en liste over de resterende nøgler, hvilket dog ikke er optimalt i denne situation, da tilbageleveringen ikke fremgår eksplicit af listen.

"M" som husk: Ved hjælp af tastekombinationen Ctrl+M kan du tilføje den aktuelt valgte nøgle til en huskeliste. Siden version 2023 kaldes huskelisten også for indkøbskurv, fordi de markerede nøgler kan udleveres til en person og også returneres af dem.
Den tidligere metode med individuel overdragelse via overdragelsesfanen findes stadig parallelt.

Udlevere flere nøgler: Tilføj først de nøgler, der skal udleveres, enkeltvis til indkøbskurven (vælg hver enkelt og tryk Ctrl+M).

Du kan redigere enkelte tabelceller i indkøbskurven ved at dobbeltklikke, f.eks. for at ændre den respektive mængde eller tilføje en identifikation (pr. række).

Klik derefter på "udlevere til en person" i indkøbskurvsvinduet. Så kan du vælge nøglemodtageren og indtaste en overdragelsesdato.

Tilbagelevering af flere nøgler: Vælg en person på medarbejderfanen. Hvis du ønsker at tilbagelevere alle nøgler, skal du højreklikke i personens nøgleliste og vælge: "Tilføj alle nøgler til indkøbskurv (tilbagelevering)".

Hvis du derimod ønsker at vælge en eller flere poster specifikt, skal du klikke på en udleveret nøgle og trykke Ctrl+M.

I indkøbskurven kan du om nødvendigt ændre mængderne (dobbeltklik i en tabelcelle). Klik til sidst på "Tilbagelevering"-knappen i indkøbskurven. Derefter kan du indtaste tilbageleveringsdatoen.

For flere tilbageleveringer findes der (siden 2023) en udskriftskabelon "Tilbageleveringsoversigt", se under hovedmenuen: Rediger > Rediger udskriftskabeloner.

Programmet har ikke en egentlig funktion til videregivelse fra person til person, men siden version 2024-02 er det muligt at tilbagelevere nøgler fra én person i et første trin og derefter udlevere dem til en anden person i et andet trin.

Da det er en tilbagelevering og en ny udlevering, fremgår det ikke af protokollen, at det var en videregivelse. Hvis dette skal registreres, skal det angives i bemærkningsfelterne både ved tilbagelevering og udlevering.

En mistet nøgle kan markeres som tabt, så længe denne nøgle i programmet stadig er udleveret til en person. Tanken bag dette er, at en nøgle normalt mistes uden for nøgleskabet, altså efter at den er blevet udleveret til en person.

Vælg en udleveret nøgle på nøgle- eller medarbejderfanen. Klik derefter på knappen "Tab" nedenfor, som fører dig til overdragelsesfanen, hvor du kan indtaste en tabsdato og en bemærkning.

Derved bliver nøglen fjernet fra personen, men på nøglefanen forbliver den angivet som "mistet" i ejerlisten, så man kan se, hvorledes den oprindelige samlede mængde blev reduceret.

Hvis en mistet nøgle bliver fundet igen, kan man højreklikke på linjen "mistet" i popup-menuen og vælge "Fundet".

En liste over alle mistede nøgler findes via hovedmenuen: Ekstra vindue > Beholdningsliste. Klik der på: Vis "mistede nøgler".
Et alternativ findes i hovedmenuen: Ekstra vindue > Nøgler og ejere. I kolonnen "Handling" står enten defekt eller mistet. Listen kan eksporteres, se knapperne nederst.

En defekt nøgle kan markeres som defekt, mens den ikke er udleveret til en person. Tanken bag dette er, at en defekt nøgle sandsynligvis bliver returneret og derefter først bliver registreret som tilbageleveret i programmet, før defektregistreringen sker som et yderligere trin.

Vælg en nøgle på nøglefanen. Gå derefter til overdragelsesfanen og klik på knappen "Defekt". Du kan indtaste en identifikation, en dato og en bemærkning.

Den defekte nøgle forbliver på nøglefanen som "defekt" i ejerlisten, så man kan se, hvorfor den oprindelige samlede mængde blev reduceret.

Hvis en nøgle fejlagtigt er blevet kasseret, kan du højreklikke på linjen "defekt" i popup-menuen og vælge "Ophæv defekt".

Da nøglen formentlig er blevet returneret på forhånd, skal en erstatningsnøgle sandsynligvis udleveres. Dette skal gøres som en ny nøgleudlevering.

En liste over alle defekte nøgler findes via hovedmenuen: Ekstra vindue > Beholdningsliste. Klik der på: Vis "defekte nøgler".
Et alternativ findes i hovedmenuen: Ekstra vindue > Nøgler og ejere. I kolonnen "Handling" står enten defekt eller mistet. Listen kan eksporteres, se knapperne nederst.

Med søgefeltet over listerne kan du kun søge efter tekst, der er indeholdt i listen. Hvis du vil søge efter yderligere feltindhold, kan du gøre dette med den avancerede søgning, som du kan åbne med Ctrl+F eller via hovedmenuen: Rediger > avanceret søgning.

Det er muligt i programmet at sammensætte nøgleringe, som kan udleveres samlet til en person. En ulempe er, at der på en overdragelsesprotokol kun nævnes nøgleringen ved navn, men ikke de enkelte nøgler, der er indeholdt, er opført.

For at sammensætte en nøglering skal du gå til nøglefanen og klikke i hovedmenuen på: Rediger > Ny nøglering. Du skal derefter angive et navn til nøgleringen og gemme den.

I næste trin tilføjer du nøgler til nøgleringen. For at gøre dette skal du tilføje individuelle nøgler til indkøbskurven med Ctrl+M, som beskrevet i det foregående afsnit. Klik derefter på knappen "tilføj til en nøglering" i indkøbskurven. Her kan du vælge nøgleringen som "ny ejer".

Du finder nøgleringen på nøglefanen i den normale nøgleliste, hvor også alle individuelle nøgler er opført. Du kan vælge nøgleringen og udlevere den som en individuel nøgle til en person.

Nogle kunder, der ikke bruger en signaturpude, har ønsket at kunne vedhæfte indscannede kvitteringer i programmet og knytte dem til personer eller nøgleudleveringer. Denne funktion er tilgængelig siden 2022.

Filerne kan enten blive på deres plads på harddisken eller flyttes til Key-Organizers datafolder. Du bør foretrække sidstnævnte, hvis filen ikke skal blive på sin plads for andre anvendelser.
Hvis en fil bliver på sin oprindelige plads, skal du selv sikre, at filen forbliver nøjagtigt der og ikke omdøbes. Desuden skal stien også være gyldig for andre brugere. Ellers kan Key-Organizer ikke finde filen igen.

Knyt til nøgleudleveringer
For at knytte en fil til en udleveret nøgle skal du gå til medarbejderfanen og vælge en person. Nederst til venstre listes de udleverede nøgler. Du kan højreklikke på en nøglepost og vælge "Knyt til fil" i popup-menuen. Derefter vises et dialogvindue til filvalg.

Knyt til stamdata
Du kan også knytte en fil til enhver stamdatapost, f.eks. en dør, en bygning, en nøgle uden personreference eller en person uden nøglereference. Vælg først en post på en hvilken som helst fane, og klik derefter på Rediger i hovedmenuen og vælg "Knyt til fil".

Vis tilknyttede filer
I den menu, hvor du fandt funktionen Knyt til fil, er der også et menupunkt "Vis tilknyttede filer". I vinduet, der viser filerne, kan du dobbeltklikke på et filnavn for at åbne filen. Med højreklik finder du flere funktioner, f.eks. for at slette posten.

Kopier fil til datafolderen
For at kopiere eller flytte en tilknyttet fil fra dens oprindelige placering til programmets datafolder, vælg "Kopier fil til datafolder" i popup-menuen med højreklik i fillisten (se ovenfor).

Hvis du planlægger en nøgleinventar, kan du først eksportere en nøgleliste fra Key-Organizer som en Excel-fil. Klik i hovedmenuen på: Fil > Eksporter > Eksporter inventarskabelon.

Tabellen indeholder en tom kolonne, hvor den aktuelle beholdning kan indtastes, som blev talt for hver nøgletype ved inventaroptællingen. Denne antalskolonne behøver ikke at blive udfyldt helt, hvilket betyder, at en delvis inventaroptælling også er mulig.

Når du har opdateret Excel-tabellen med optællingen, kan den læses tilbage i Key-Organizer. Klik i hovedmenuen på: Fil > Importer > Importer inventartal.

Ved indlæsning tages kun de tabelrækker i betragtning, hvor der er indtastet en mængde. En ændring i mængden registreres derefter for hver nøgle i dens protokol.

Underskrivelse af PDF-filer (overdragelsesbeviser) understøttes siden programversion 2021.

Generelle oplysninger findes på vores webside om signaturpuder. Tekniske detaljer findes i dokumentet Installation­Tips.pdf (PDF).

Anvendelse: Hvis du har aktiveret valgmuligheden "Signaturpude" i Key-Organizer ved oprettelsen af en individuel kvittering eller låneoversigt, starter Key-Organizer PDF-softwaren fra pad-producenten. Dette kan tage et øjeblik.

Signer derefter PDF-filen. Luk derefter pad-softwaren, så den underskrevne PDF-fil bliver gemt. Klik derefter på "Behold PDF" i Key-Organizer, så den underskrevne PDF bliver tilføjet til programmets database.

Den tilføjede PDF-fil kan senere hentes igen, hvis nødvendigt: Højreklik på listen over nøgleejere og vælg "Vis dokument" i popup-menuen.

For at udskrive overdragelsesbeviser kan der oprettes udskriftskabeloner. Det er muligt at bruge Word-dokumenter som udskriftskabeloner. I modsætning til de standard HTML-skabeloner er det nemmere at tilpasse Word-dokumenter efter dine egne ønsker.

Forudsætningen er, at brugerne af Key-Organizer har Microsoft Word (Microsoft Office-pakke) installeret. Med OpenOffice og lignende fungerer det endnu ikke.

Hvis MS Word ikke er installeret, forbliver HTML-skabeloner en alternativ mulighed (standard inkluderet i programmet). Se også: Pladsholdere.

Som standard er HTML-skabeloner aktiveret, fordi de også fungerer, hvis Word ikke er tilgængeligt. Hvis du har MS Word installeret, anbefaler vi at skifte til Word-skabeloner.

Klik i Key-Organizer på hovedmenuen: Rediger > Rediger udskriftskabeloner. Bag hver knap finder du et valg "Brug Word-dokument som skabelon". Du kan gemme programmets standard-skabelon for at kunne redigere den individuelt. Derefter kan du vælge den redigerede fil i det samme vindue igen.

Vi vil gerne spare dig for arbejdet med manuel indtastning af dine data (eller i det mindste reducere det) og har derfor udstyret vores program med forskellige importfunktioner, især til Excel-lister. Se hovedmenuen: Fil > Importer.

På download-siden for Key-Organizer finder du to eksempeltabeller: en overdragelsesliste og en låseplan.

En låseplan indeholder oplysninger om døre, låse og nøgler (en krydstabel med en låsematrix). Låseplanen for en nyere låseanlæg kan du få fra anlægsproducenten. Spørg venligst efter en Excel-tabel. Tilpas kolonnerne i din tabel, så de svarer til eksempellåseplanen fra vores download-side. Brug derefter funktionen "Importer Excel-låseplan" i Key-Organizer.

For at importere en nøgleoverdragelsesliste, se næste afsnit.

Mange kunder har allerede vedligeholdt deres egen nøgleoverdragelsesliste som en Excel-tabel, før de anskaffede Key-Organizer. En passende tabel kan importeres i programmet via en importfunktion, under hovedmenuen: Fil > Importér > Importér nøgleoverdragelse.

Nøgle	Eksemplar Nr.	Låsesystem	Antal	Modtager	Afdeling	Nr.	udleveret	tilbage	Bemærkning
101	5	Anlæg1	1	Schmidt, Maria	Administration	1044	02.11.2019
102	8	Anlæg1	1	Schmidt, Maria	Administration	1045	02.04.2020
GS1	3	Anlæg1	1	Meier, Paul	Administration	1046	05.07.2021	02.01.2022

Hver række i tabellen må kun indeholde én nøgle og én person. Hvis en person har modtaget flere nøgler, eller en nøgle er udleveret til flere personer, skal der oprettes en separat række for hver forekomst.

Kolonnerne "Nøgle", "Modtager" (person) og "udleveret" (udleveringsdato) er obligatoriske! Hvis udleveringsdatoen ikke er kendt, skal du indsætte en fiktiv dato, f.eks. 01.01.2020 (dette har genkendelsesværdi som en fiktiv dato).

⇒ Tabellen skal være sorteret stigende efter udleveringsdato!

Kolonnen "Eksemplarnummer" kan udelades, hvis du ikke bruger løbende numre for dine nøgler.
Kolonnen "Låsesystem" kan udelades, hvis alle nøgler tilhører det samme låsesystem. I stedet skal du vælge låsesystemet i importvinduet.
Kolonnen "Antal" kan udelades, hvis der altid udleveres præcis 1 nøgle pr. række.
Kolonnerne "Afdelinger" og "Nr." (personalenummer el.lign.) er valgfrie og kan bruges, hvis nye personer skal oprettes i programmet gennem denne import, og yderligere oplysninger ønskes importeret i samme trin.

Hvis en angivet nøgle eller person endnu ikke er blevet oprettet i programmet, vil en ny post blive genereret ved importen. Hvis der allerede findes en post med samme navn i programmet, vil overdragelsen blive anvendt på denne eksisterende post. Bemærk, at navneformatet i programmet og tabellen skal være identisk, da selv et manglende bindestreg kan forårsage, at importen i stedet opretter en ny post, hvilket kan resultere i uønskede dubletter.

Test på forhånd: Importér nøgleoverdragelsestabellen kun én gang, da overdragelserne ellers udføres flere gange. Importen kan ikke fortrydes. Du bør derfor prøve importen først ved at skifte til sandkassetilstand.

Indlæs din tabel i importvinduet. Du skal manuelt vælge de kolonner, du har brugt der. Vælg også det viste datoformat og det målrettede låsesystem.

Key Organizer 2024 kan bruges uden installation. Især hvis du kun bruger programmet på én PC, er installation ikke nødvendig.

Hvis du vil bruge programmet på et netværk, f.eks. med flere brugere samtidigt, skal du manuelt oprette en delt datafolder. Se: Opsæt datafolder.

Exe-filen kan også gemmes centralt. Herefter er det tilstrækkeligt med en genvej på brugerens PC'er. Du kan fjerne datoen fra det downloadede .exe-filnavn, så genvejene forbliver gyldige for fremtidige versioner.

Den faktiske gemmeplacering kan du aflæse i programmet under: Info > Info & Kontakt. Se der "Sti til datafolder".
I ældre programversioner under: Rediger > Indstillinger > Filer.

Indtastningsdata gemmes filbaseret på din harddisk eller i en mappe på dit netværk. Som standard forsøger Key-Organizer (fra version 2021) at gemme sine datafiler i APPDATA-mappen for brugeren (Windows-standard). I ældre programversioner: i undermappen "Data" i programfolderen for Key-Organizer.

Alternativt kan du finde gemmeplaceringen i KeyOrganizer.ini-konfigurations­filen under variablen "DataPath". Hvis der ikke er nogen sådan post, er standardmappen "Data" eller en mappe i APPDATA-biblioteket.

Hvis du vil sikkerhedskopiere, kopiere eller flytte data, skal du altid tage hele datafolderen, da alle filer og undermapper deri er nødvendige.

Undgå at have flere datafoldere (undtagen til sikkerhedskopiering), da flere databestande ikke kan synkroniseres bagefter. Hvis flere brugere anvender programmet, skal du sikre dig, at alle brugere har adgang til den samme centrale datafolder.

Hvis du ikke har oplysninger om gemmeplaceringen, kan du søge dine drev efter filen "Data.ada". Ignorer filer, der kun er 1 kB i størrelse, da disse filer sandsynligvis er tomme. Normalt er den største fil, du finder, den rigtige. Tag så hele mappen.

Hvis du vil bruge programmet på flere computere, skal du definere en central, fælles mappe, hvor datafilerne gemmes, og som alle brugere af programmet har adgang til.

Hvis du vil flytte eksisterende data, skal du først kontrollere, hvor dataene hidtil er blevet gemt, se ovenfor "Hvor gemmes indtastningsdata?".

Opret en ny, tom mappe på serveren, f.eks. "Key-Organizer Data".

Opret en tekstfil med navnet "KeyOrganizer.ini" der, hvor programfilen KeyOrganizer.exe ligger. Angiv stien til den nye datafolder i filen i følgende format:

DataPath=C:\Mappe\Data\
eller
DataPath=\\Server\Mappe\Data\
eller
DataPath=Data\  (som relativ sti til direkte undermapper, relativ til .ini-filen)

For at flytte eksisterende datafiler til den nye mappe, kopier alle filer fra mappen, inkl. undermapper.

Skriveadgang: Brugerne af programmet har brug for skriveadgang til den nye datafolder. Tilladelserne kopieres normalt ikke med, så de skal konfigureres igen på den nye computer. Udover enkel skriveadgang kræves også rettigheder til at slette (til midlertidige filer), også i undermapper. Derfor anbefaler vi at indstille fuld adgang, inklusive rettighedsarv til undermapper.

Sørg for, at den gamle datafolder ikke længere bruges (bedst ved at flytte filerne), så den ikke bruges ved en fejl, hvilket kan føre til forskellige databestande, der ikke kan synkroniseres.

Kontroller, om der er oprettet en regelmæssig sikkerheds­kopiering for datafolderen.

Som beskrevet i det foregående afsnit: Gemning af indtastningsdata sker filbaseret på din harddisk eller i en mappe på dit netværk.

Bemærk, at dine data ikke kan gendannes fra en ekstern "cloud" el.lign. i tilfælde af en fejl. Din IT-afdeling skal selv tage sig af datasikkerheden.

Sørg venligst for, at datafolderen til Key-Organizer (se afsnittet ovenfor) er inkluderet i en regelmæssig sikkerheds­kopiering, f.eks. via din server.

Hvis du skal skifte PC, og Key-Organizer er installeret lokalt, kan du blot kopiere den eksisterende programmappe for Key-Organizer fuldstændigt til den nye computer. Opret et genvejsikon til Start.exe eller alternativt til KeyOrganizer.exe for brugerne.

Kontrollér på den gamle PC, hvor dataene gemmes, se ovenfor "Hvor gemmes indtastningsdata?".

Hvis datafilerne er placeret i undermappen "Data" i programmappen (i ældre programversioner op til 2019), kopieres datafolderen automatisk, når du kopierer programmappen. Se derefter videre nedenfor ved: Skriveadgang.

Hvis datafilerne er placeret på den gamle PC, skal hele datafolderen kopieres til den nye computer – eller bedre til en server. Angiv derefter den nye datasti på den nye computer i KeyOrganizer.ini-konfigurations­filen: DataPath=...

Skriveadgang: Brugerne af programmet skal have skriveadgang til den nye datafolder. Tilladelserne kopieres normalt ikke med, så de skal konfigureres igen på den nye computer. Udover enkel skriveadgang kræves også rettigheder til at slette (til midlertidige filer), også i undermapper. Derfor anbefaler vi at indstille fuld adgang, inklusive rettighedsarv til undermapper.

Sørg for, at den gamle datafolder på den gamle PC ikke længere bruges (bedst ved at flytte eller omdøbe den), så den ikke bruges ved en fejl, hvilket kan føre til forskellige data­bestande, der ikke kan synkroniseres.

Kontroller, om der er oprettet en regelmæssig sikkerheds­kopiering for datafolderen.

Denne fejlmeddelelse kan have to årsager:
1.) Brugeren har muligvis ikke de nødvendige Windows-bruger­rettigheder til at omdøbe en fil i den viste mappe. Vi anbefaler derfor at give alle brugere fuld adgang til data­folderen for Key-Organizer, inkl. arv til undermapper.
2.) For datafolderen er ↗Shadow Copy (skyggekopier) aktiveret.

Hvis problemet ikke kan løses ved at udvide bruger­rettighederne, eller hvis skyggekopier er aktiveret, kan du ændre Key-Organizers lagringsmetode for at omgå dette problem. Klik på hoved­menuen i programmet: Rediger > Indstillinger > Diverse, og aktiver "Lagring uden .bak-fil".

Da der nu ikke længere oprettes en .bak-fil, er det endnu vigtigere, at der er opsat en data­sikkerheds­kopiering for data­folderen.