Puede buscar en estas instrucciones utilizando Ctrl+F (F3 = con­tinuar bus­cando). Use Ctrl+P para imprimir o guardar como PDF.

Información para administradores de TI, por ejemplo, sobre la insta­lación en una red y el uso de una carpeta de datos compartida, se puede encontrar en un PDF separado: Installation­Tips.pdf.

Después de iniciar sesión, se muestra una serie de pestañas, por ejemplo, para edificios, puertas, llaves y empleados. Los datos maestros se ingresan y se listan en estas pestañas.

Los datos maestros se ingresan en su respectiva pestaña. Por ejemplo, si desea ingresar una llave, haga clic en la pestaña Llaves.
Buscar, filtrar, listas
La estructura de estas tarjetas índice es similar. Se muestra una lista de entradas existentes en el lado izquierdo, por ejemplo, una lista de todas las llaves. Hay un campo de búsqueda sobre la lista para buscar nombres en la lista. También hay opciones de filtro para la lista, por ejemplo, por sistema de llaves (sistema de cierre) o edificio.

Máscara de entrada: Las propiedades de una entrada seleccionada se encuentran en el lado derecho de una pestaña, por ejemplo, siempre un campo de entrada para el nombre, así como otros campos de entrada para otros detalles.

La máscara de entrada se controla mediante los botones superiores: "Nuevo" para crear una nueva entrada, "Editar" para cambiar una entrada seleccionada, "Eliminar", etc. Estos botones básicos son los mismos para todas las pantallas de entrada.

Para crear una nueva entrada, haga clic en el botón Nuevo. Los campos de entrada se colorean en amarillo, lo que indi­ca el modo de edición.

Solo necesita ingresar un nombre para poder guardar la entrada, es decir, es suficiente con ingresar un nombre en el campo de entrada superior.
Los otros campos pueden permanecer vacíos, pero hay recomendaciones: Al ingresar una puerta debe seleccionar un edificio, al ingresar una llave debe seleccionar un sistema de llaves. Vea a continuación: Las tarjetas índice en detalle.

Para guardar la entrada, haga clic en el botón Guardar en la parte superior, de lo contrario, haga clic en Cancelar. Todos los campos de entrada se vuelven blancos y no se pueden editar nuevamente hasta que haga clic en el botón Editar.

La mejor manera de ver cómo funciona el programa es jugar con algunas entradas de prueba y hacer clic en el programa un poco. Para evitar que sus entradas de prueba terminen permanentemente en el diario real, primero debe cambiar al modo Sandbox.

Para hacer esto, haga clic en el menú principal: Archivo > Sandbox.

Para salir del modo sandbox, haga clic en el menú principal: Archivo > Cerrar sesión, o haga clic nuevamente en: Archivo > Sandbox.

De izquierda a derecha: Si está llenando el programa manualmente, es mejor proceder de izquierda a derecha, es decir, primero seleccione la pestaña "Edificio" e ingrese sus edificios allí. Luego ingrese las puertas en la siguiente pestaña, luego las llaves, luego las personas y finalmente las transferencias de llaves a personas.

Sistemas de cerraduras: Si tiene varios sistemas de cerraduras, puede ingresar los nombres de los sistemas de cerraduras con anticipación. Puede encontrar esto en el menú principal: Editar > Sistemas de cerraduras.

Inicio de sesión/usuario: Si desea asignar una contraseña al programa, haga clic en el menú principal: Editar > Usuario: Editar > Usuarios. Luego aparece la pestaña de usuarios, donde puede crear usuarios y (inicial) con­traseñas. Cada usuario puede cambiar su propia con­traseña más tarde.

Los edificios se registran principalmente solo por nombre, es decir, es suficiente ingresar cualquier nombre para cada edificio.

El propósito de ingresar edificios es poder seleccionar el edificio en el que se encuentra la respec­tiva puerta más adelante al ingresar puertas.

Puede interpretar el término edificio como desee. Podría ser también una ubicación de la empresa o solo un componente de un gran edificio. Puede indicar esto último seleccionando una entrada de nivel superior en el campo "es parte de".

No necesita completar el campo "Sistema de Llaves". Si selecciona un sistema de cerraduras aquí, esto es solo para su infor­mación y no tiene ningún efecto adicional en el programa.

Se pueden registrar puertas para que las llaves se asignen a las puertas (autorizaciones de acceso). Si solo desea gestionar llaves, podría prescindir de las puertas por completo.

Debe ingresar un nombre para registrar una puerta. Si tiene números de puerta o números de habitación, recomendamos usar una designación como "101 cuarto de almacenamiento" en el primer campo del programa. Esto significa que todos los números se enumeran uno debajo del otro en un orden clasificado y la designación descrip­tiva aparece después de ellos.

En el campo "Edificio", seleccione una entrada que haya ingresado anteriormente en la pestaña "Edificio".

Solo necesita ingresar el Piso (nivel) si la infor­mación es de interés para usted o si desea almacenar un plano de planta para este piso.

Plano de planta: Puede ingresar un plano de planta para cada edificio y piso. Para hacer esto, debe haber seleccionado un edificio para la puerta y haber ingresado algo en el campo Piso.

Cilindros de cerraduras: Si desea ingresar cerraduras (cilindros), puede hacerlo directamente aquí en la pestaña de puertas o por separado en la pestaña de Cilindros. Puede acceder a esto a través del menú principal "Ver".
En este caso, debe completar el campo "Sistema de Llaves", ya que un cilindro siempre pertenece a un sistema de llaves específico. Ignore el campo "Posición del cilindro". En el campo "Cilindro", debe ingresar el número del cilindro (número de cerradura si corresponde) y su longitud, por ejemplo, "120 30/35". Los campos "Nº de Cerradura" y "Longitud" son simplemente una repetición separada (si es diferente de la designación) y pueden dejarse en blanco.

Si no desea registrar cilindros, las llaves deben asignarse directamente a una puerta como cierre, mientras que con cilindros las llaves se asignan a los cilindros como cierre (como ocurre mecánicamente en la realidad).
El programa determina automáticamente si una llave coincide con una puerta en función de la infor­mación sobre qué cilindros se han instalado en qué puertas. Las funciones de cierre se registran en la pestaña Llaves, ver Vinculación de llaves a puertas o cerraduras.

El número de una llave generalmente se ingresa en el campo "Llave", rara vez un nombre descrip­tivo. No recomendamos ingresar los nombres de las personas (recipientes de llaves) o puertas aquí, ya que esto puede cambiar con el tiempo, mientras que el número de la llave siempre permanece igual.

El campo "Área" está destinado solo como infor­mación adicional para usted, por ejemplo, si desea tomar nota del área (departamento/sección del edificio) en la que se utiliza una llave maestra.

El campo "Sistema de Llaves" es importante, ya que la mayoría de las llaves de la empresa pertenecen a un sistema de llaves (sistema de cierre). Para otras llaves, por ejemplo, llaves de muebles, puede crear un pseudo-sistema de cierre, por ejemplo, "Otro" o "Casilleros" o similar, para tener una opción de categorización y filtro. Ver en el menú principal: Editar > Sistemas Maestros de Llaves.

El campo "Nº de Cerradura" generalmente corresponde a la designación de la llave y puede dejarse en blanco.
Puede seleccionar la jerarquía de la llave en el campo "Tipo". Esto solo afecta la clasificación de la lista de llaves: "CK" (llaves individuales) están al final de la lista, todos los demás tipos de llaves son llaves de grupo/maestras y se clasifican como llaves importantes al principio de la lista.

En la línea Cantidad, puede ingresar la cantidad total de la llave relevante que ha recibido en total a través de entregas y pedidos repetidos. El programa resta las llaves defectuosas y emitidas de esta cantidad total y calcula la cantidad disponible que aún se puede emitir a otras personas. La cantidad disponible se actualiza tan pronto como haga clic en Guardar.

"Armario" se refiere a un armario de llaves (caja de depósito, caja fuerte) donde se almacenan las llaves. Si tiene varios armarios de llaves, puede seleccionar uno e ingresar el número de gancho al que está sujeta la llave. Para crear armarios, vaya a la pestaña Armarios a través del menú principal "Ver".

Si no ha ingresado cilindros de cerraduras, las llaves se vinculan directamente a las puertas. De lo contrario, los enlaces deben hacerse a los cilindros. El programa entonces determina automáticamente el enlace indirecto entre llaves y puertas. Vincular una llave a cilindros Y puertas en paralelo no tiene ventajas, sino desventajas.

Verá pequeñas pestañas en la parte inferior izquierda de la tarjeta índice de llaves: Puertas, Grupos de cerraduras, Cilindros. Para vincular la llave seleccionada a uno o más cilindros de cerraduras, haga clic en el botón "Editar" en la parte superior y seleccione la pequeña pestaña Cilindros en la parte inferior. Allí, haga clic en el botón "Vincular con cilindros". Se mostrarán todos los cilindros que pertenecen al mismo sistema de llaves que la llave actual. Marque los cilindros que pueden ser bloqueados por la llave. Finalmente, haga clic en el botón Guardar en la parte superior. Si cambia a la pequeña pestaña Puertas en la parte inferior después de guardar, puede ver en qué puertas se encuentran actualmente los cilindros vinculados.

El mismo principio se aplica a los enlaces con puertas: Haga clic en el botón "Editar" en la parte superior y haga clic en el botón "Vincular con puertas" en la parte inferior. Después de marcar las puertas apropiadas, haga clic en Guardar en la parte superior.

La vinculación a través de grupos de cerraduras se realiza al importar un plan de cerraduras y generalmente no se hace manualmente, por lo que no se describe aquí.

Todas las personas que reciben una llave se gestionan en esta tarjeta índice. En las empresas, generalmente son los propios empleados de la empresa. En las empresas de gestión de propiedades, por otro lado, generalmente son inquilinos que reciben llaves. Por lo tanto, puede ajustar el título de la pestaña en la configuración.

En el campo "Nombre", recomendamos ingresar "apellido, nombre" para que la lista de personas se ordene alfabéticamente por apellido. El nombre solo puede aparecer una vez en el programa para que el nombre sea único. En caso de duplicación, se debe agregar un sufijo distintivo al nombre.

Puede ingresar un nuevo departamento en el campo "Departamento" o seleccionar una entrada previamente utilizada. Hay un filtro de departamento en la parte superior izquierda de la lista de personas para que pueda ver a los empleados en un departamento específico.

Generalmente se ingresa un número de personal en el campo "Nº". Sin embargo, también puede ser un número o nombre diferente.

El campo "Empresa" está destinado a empleados externos de empresas externas. Hay un filtro de empresa sobre la lista de personas.

Puede usar los campos "Edificio" y "Habitación" para localizar el lugar de trabajo (puramente con fines informativos). Los campos no tienen influencia en el programa, es decir, esta información no tiene ningún efecto en las autorizaciones de acceso o llaves que se han transferido.
Los campos "Dirección", "Teléfono" y "Correo electrónico" también son puramente informativos y no son evaluados por el programa.

Los campos "Salida" (dejar) y "Control" son campos de fecha. El campo "Salida" es evaluado por el Key Organizer, es decir, en la pestaña Plazos: las llaves de las personas que han dejado la empresa también se enumeran allí.

También puede vincular la entrada de la persona a un archivo e insertar un retrato del empleado (haga clic en el icono de la imagen de perfil).

Todas las llaves que la persona tiene actualmente se enumeran en la sección inferior de la ventana bajo "Tiene las siguientes llaves". Si hace clic derecho en esta lista, aparece un menú emergente, por ejemplo, para configurar la vista o para llamar a los recibos.
Las llaves anteriores que la persona tenía anteriormente se pueden llamar usando el botón "Registro".

Todas las entregas de llaves y cambios de cantidad se registran continuamente, por ejemplo, para revisiones. El historial se puede llamar en la pestaña Diario.

La forma más fácil de llamar al diario es seleccionar una entrada en la pestaña Llaves o Empleados y hacer clic en el botón "Diario" sobre la máscara de entrada. El programa luego salta a la pestaña Diario y muestra el historial de la entrada seleccionada.

En la parte inferior de la ventana encontrará botones para exportar como una hoja de cálculo de Excel o para guardar como un archivo PDF.

Las llaves emitidas que están programadas para devolución se enumeran en la tarjeta índice de Plazos. La base para esto es que se ingresó una fecha en el campo "Caducidad" cuando se emitió la llave.
Alternativamente, un campo "Salida" completado también puede llevar a una fecha de vencimiento para una persona, incluso si no se ingresó un plazo de devolución cuando se emitió la llave.

Los usuarios son aquellas personas que están autorizadas a usar el programa. Mientras no se hayan creado cuentas de usuario en el programa, puede acceder al programa sin una contraseña.

La pestaña Usuarios se puede acceder a través del menú principal: Editar > Usuarios. Solo puede hacer entradas o cambios aquí si está autorizado para hacerlo. Sin embargo, cada usuario conectado puede cambiar su propia con­traseña. Es pos­ible, por lo tanto, que un administrador ingrese primero una con­traseña inicial.

Un usuario recién creado tiene inicialmente todas las autoriza­ciones. Después de crear un nuevo usuario, debe configurar los derechos de la cuenta de usuario usando el botón "Autorizaciones".

Los requisitos para contraseñas seguras, por ejemplo, longitud mínima y caracteres especiales, se pueden definir en la configuración.
Si un usuario ha olvidado su contraseña, otro usuario que tenga derecho a cambiar los derechos del usuario puede establecer una nueva contraseña.
Si no se conoce ninguna contraseña, comuníquese con el fabricante del software Aidex por correo electrónico para que se genere un código de inicio de sesión especial.

Si es un usuario y también un recipi­ente de llaves, debe crearse dos veces en el programa: como usuario y como empleado.

Esta sección trata sobre la entrega de una sola llave. Si desea entregar varias llaves diferentes a una persona, vea la siguiente sección: Entrega de varias llaves mediante cesta.

Seleccione la llave a emitir en la pestaña Llaves. Seleccione el recipi­ente de la llave en la tarjeta índice de Empleados. El orden no importa, también puede seleccionar primero al recipi­ente y luego la llave.

En la tarjeta índice de Llaves y Empleados, encontrará un botón "Emitir llave" en la parte superior derecha que lo lleva a la pestaña "Entrega", donde los campos "Llave" y "Nuevo titular" ahora están prellenados.

Puede ingresar un número secuencial en el campo "Identificación", por ejemplo, si tiene varias copias de la llave, que están numeradas consecutivamente. Esto también podría ser el número de serie de un transpondedor o tarjeta de chip, por ejemplo.

El campo "Fecha" se refiere a la fecha de entrega y debe completarse. ¡Esta fecha no se puede cambiar más tarde!
El campo "Caducidad" se puede completar si es necesario si la llave debe devolverse antes de una fecha determinada. Luego puede enumerar qué llaves están programadas o estarán programadas en la pestaña Plazos. El plazo puede cambiarse posteriormente en la lista de llaves emitidas haciendo clic derecho: "Editar detalles".

En el campo "Notas", puede anotar el motivo de la entrega, por ejemplo.
En el campo "Cantidad", puede ingresar una cantidad diferente si está emitiendo varias copias sin un identificador.

Puede elegir si desea imprimir un "Recibo", que significa un recibo para una sola llave, o si desea imprimir una "Vista general", que enumera todas las llaves que el recipi­ente tiene actualmente. La vista general tiene la ventaja de que puede reemplazar todos los recibos anteriores con una sola firma.

Una vez que haya hecho clic en el botón Aplicar, la llave aparece en la tarjeta de Empleados y el recipi­ente aparece en la lista de titulares en la tarjeta índice de Llaves.

Las llaves emitidas actualmente se muestran tanto en la tarjeta índice de Empleados como en la tarjeta de Llaves: para empleados bajo "Tiene las siguientes llaves" y para llaves en la lista de titulares.
Si selecciona una llave emitida, el botón "Devolución" en la parte inferior se activa, lo que lo lleva a la pestaña "Entrega", donde puede ingresar una fecha de devolución y notas.

Si selecciona la opción "Recibo", solo se genera un recibo de devolución para esta llave individual. Si selecciona la opción "Vista general", en su lugar se emite una lista de las llaves restantes, pero esto no es ideal para este caso, ya que no muestra explícitamente la devolución.

"M" de Memorizar: Usando la combinación de teclas Ctrl+M, puede agregar la llave actualmente seleccionada a una lista de vigilancia. Desde la versión 2023, la lista de vigilancia también se conoce como cesta porque las llaves recordadas se pueden emitir a una persona y también se pueden recuperar por ellas.
El método anterior de entrega individual a través de la pestaña "Entrega" aún existe en paralelo.

Entregar varias llaves: Primero agregue las llaves a emitir individualmente a la cesta (seleccione cada una y presione Ctrl+M).

Puede editar celdas individuales de la tabla en la cesta haciendo doble clic, por ejemplo, para cambiar la cantidad respectiva o para agregar una identificación (por línea).

Luego haga clic en "Emitir a una persona" en la ventana de la cesta. Luego puede seleccionar el recipi­ente de la llave e ingresar una fecha de transferencia.

Recuperar varias llaves: Seleccione una persona en la pestaña Empleados. Si desea revocar todas las llaves, haga clic derecho en su lista de llaves y seleccione: "Agregar todas las llaves a la cesta (Devolución)".

Si desea seleccionar una o más entradas en su lugar, haga clic en una llave emitida y presione Ctrl+M.

Si es necesario, puede cambiar las cantidades en la cesta (haga doble clic en la celda de la tabla). Luego haga clic en el botón "Devolución" en la cesta e ingrese la fecha de devolución.

Para devoluciones múltiples, hay (desde 2023) una plantilla de impresión "Vista general de devoluciones", vea en el menú principal: Editar > Editar plantillas de impresión.

El programa no tiene una función real de transferencia de persona a persona, pero desde la versión 2024-02 ha sido posible devolver las llaves recuperadas de una persona a otra en un segundo paso.

Como es una devolución y reemisión, no se reconoce en el diario que fue una transferencia. Si esto debe anotarse, tendría que ingresarlo en los campos de comentarios para la devolución y la emisión.

Puede dar de baja una llave perdida siempre que esta llave aún esté emitida a una persona en el programa. La idea detrás de esto es que una llave generalmente se pierde fuera del armario de llaves, es decir, después de haber sido emitida a una persona.

Seleccione una llave emitida en la tarjeta índice de Llaves o Empleados. Luego haga clic en el botón "Perdido" a continuación, lo que lo lleva a la pestaña "Entrega", donde puede ingresar una fecha de pérdida y notas.

Esto eliminará la llave del registro de la persona, pero permanecerá en la pestaña Llaves como "perdida" en la lista de titulares para que pueda ver cómo se ha reducido la cantidad total original.

Si se ha encontrado una llave perdida, puede hacer clic derecho en la línea "perdida" en el menú emergente "Encontrado".

Una lista de todas las llaves perdidas se puede encontrar a través del menú principal: Ventanas adicionales > Lista de inventario. Haga clic allí: Mostrar "llaves perdidas".
Una alternativa está en el menú principal: Ventanas adicionales > Llaves y personas. La columna "Acción" muestra ya sea defectuoso o perdido. La lista se puede exportar, vea los botones a continuación.

Puede dar de baja una llave defectuosa mientras no esté emitida a una persona. La idea detrás de esto es que una llave defectuosa probablemente será devuelta y luego primero devuelta regularmente en el programa - antes de que se realice la reserva de defectuoso como un paso adicional.

Seleccione una llave en la pestaña Llaves. Luego vaya a la pestaña "Entrega". Haga clic en el botón "Defecto" allí. Puede ingresar una identificación, una fecha y notas.

La llave defectuosa permanece en la pestaña Llaves como "defectuosa" en la lista de titulares para que pueda ver por qué se redujo la cantidad total original.

Si se ha clasificado una llave por error, puede hacer clic derecho en la línea "defecto", luego "Deshacer defecto" en el menú emergente.

Debido a la retirada previa de la llave, probablemente se tendrá que emitir una llave de reemplazo. Haga esto como una nueva emisión de llave.

Una lista de todas las llaves defectuosas se puede encontrar a través del menú principal: Ventanas adicionales > Lista de inventario. Haga clic allí: Mostrar "llaves defectuosas".
Una alternativa está en el menú principal: Ventanas adicionales > Llaves y personas. La columna "Acción" muestra ya sea defectuoso o perdido. La lista se puede exportar, vea los botones a continuación.

Con el campo de búsqueda sobre las listas, solo puede buscar texto que esté contenido en la lista. Si desea buscar otros contenidos de campo, puede hacerlo con la búsqueda avanzada, que puede llamar con Ctrl+F, o a través del menú principal: Editar > Búsqueda avanzada.

Es posible compilar manojos de llaves en el programa, que luego se pueden emitir a una persona a la vez. Una desventaja en la actualidad es que solo se nombra el manojo en un protocolo de entrega, pero no se enumeran las llaves individuales que contiene.

Para crear un manojo, vaya a la tarjeta índice de Llaves y haga clic en Editar > "Nuevo manojo de llaves" en el menú principal. Luego debe ingresar un nombre para el manojo y guardarlo.

El siguiente paso es agregar llaves al manojo. Para hacer esto, agregue llaves individuales a la cesta usando Ctrl+M como se describe en la sección anterior. Luego haga clic en "Poner llaves en un manojo" en la cesta.

Encontrará el manojo de llaves en la tarjeta índice de Llaves en la lista normal de llaves, donde también se enumeran todas las llaves individuales. Puede seleccionar el manojo y emitirlo a una persona de la misma manera que una llave individual.

Algunos clientes que no usan un pad de firma han solicitado poder almacenar recibos escaneados en el programa y vincularlos a personas o entregas de llaves. Esta función ha estado disponible desde 2022.

Los archivos pueden permanecer en su lugar en el disco duro o ser transferidos (movidos) desde el Key Organizer a su carpeta de datos. Debe preferir esto último si el archivo no necesita permanecer en su lugar para otros usos.
Si un archivo permanece en su ubicación original, debe asegurarse de que el archivo permanezca allí permanentemente y no se renombre. La ruta también debe ser válida para otros usuarios. De lo contrario, el Key Organizer no podrá encontrar el archivo nuevamente.

Vinculación con transferencias de llaves
Para vincular un archivo a una llave emitida, vaya a la pestaña Empleados y seleccione una persona. Las llaves emitidas se enumeran en la parte inferior izquierda. Puede hacer clic derecho en una entrada de llave y seleccionar "Vincular a archivo" en el menú emergente. Luego aparecerá un cuadro de diálogo de selección de archivos.

Vincular a datos maestros
También puede vincular un archivo a cualquier registro de datos maestros, por ejemplo, a una puerta, un edificio, una llave sin referencia personal o una persona sin referencia a llave. Para hacer esto, primero seleccione una entrada en cualquier pestaña y luego haga clic en Editar en la parte superior del menú principal y luego en "Vincular a archivo".

Mostrar archivos vinculados
En el menú donde encontró la función de enlace, también hay un elemento de menú "Mostrar archivos vinculados". En la ventana que enumera los archivos, puede hacer doble clic en un nombre de archivo para llamar al archivo. Con el botón derecho del mouse encontrará más funciones, por ejemplo, para eliminar la entrada.

Transferencia de un archivo a la carpeta de datos
Para copiar o mover un archivo vinculado desde su ubicación de almacenamiento original a la carpeta de datos del programa, haga clic derecho en la lista de archivos (ver arriba) y seleccione la función "Copiar archivo a la carpeta de datos" en el menú emergente.

Si está planeando un inventario de llaves, primero puede exportar una lista de llaves del Key Organizer como un archivo de Excel haciendo clic en el menú principal: Archivo > Exportar > "Exportar plantilla de inventario".

La tabla contiene una columna vacía en la que puede ingresar el stock actual que se contó para cada tipo de llave durante el inventario. Esta columna de números no necesita completarse por completo, es decir, también es posible un inventario parcial.

Una vez que haya agregado el conteo a la hoja de cálculo de Excel, se puede importar de nuevo al Key Organizer haciendo clic en el menú principal: Archivo > Importar > "Importar números de stock de inventario".

Al importar, solo se tienen en cuenta las filas de la tabla en las que se ha ingresado una cantidad. Se registra un cambio de cantidad para cada llave en su registro (Diario).

La firma de archivos PDF (documentos de entrega) ha sido compatible desde la versión 2021 del programa.
Se puede encontrar información general en nuestra página de pad de firma.

Uso: Si ha activado la opción "Pad de firma" en el Key Organizer al crear un recibo o vista general, el Key Organizer inicia el software PDF del fabricante del pad. Esto puede tardar un momento.

En el software Topaz (↗pDoc Signer) debe dibujar manualmente un campo de firma. Después de firmar, debe guardar el PDF firmado con el mismo nombre especificado por el Key Organizer. Cierre el software de firma y luego haga clic en "Mantener PDF" en Key Organizer para que el PDF firmado se transfiera a la base de datos del programa.

Puede recuperar el PDF transferido nuevamente más tarde si es necesario: haga clic derecho en la lista de titulares de llaves y seleccione "Mostrar recibo" en el menú emergente.

Se pueden crear plantillas de impresión para imprimir documentos de transferencia. Es posible usar documentos de Word como plantillas de impresión. A diferencia de las plantillas HTML estándar, es más fácil adaptar los documentos de Word a sus propios requisitos.

El requisito para esto es que el Microsoft Word original (paquete de Microsoft Office) esté instalado para los usuarios del Key Organizer. Aún no funciona con OpenOffice y otros.

Si no se ha instalado MS Word, las plantillas en HTML permanecen como una alternativa (incluidas en el programa como estándar). Ver también: Marcadores de posición.

Las plantillas HTML están activadas por defecto porque funcionan incluso si no se ha instalado Word. Si ha instalado MS Word, recomendamos cambiar a plantillas de Word.

Para hacer esto, haga clic en Editar > "Editar plantillas de impresión" en el menú principal. Detrás de cada botón encontrará una selección "Usar documento de Word como plantilla". Puede guardar la plantilla estándar respectiva del programa para poder editarla individualmente. Luego puede seleccionar el archivo editado nuevamente en la misma ventana.

Nos gustaría ahorrarle el esfuerzo de ingresar sus datos manualmente (o al menos reducirlo) y por lo tanto hemos equipado nuestro programa con varias funciones de importación, especialmente para listas de Excel, ver menú principal: Archivo > Importar.

En la página de descarga de Key Organizer encontrará dos tablas de muestra: una lista de transferencias y un plan de cerraduras.

Un plan de cerraduras contiene información sobre puertas, cerraduras y llaves (tabla cruzada con una matriz de cerraduras). Puede obtener el plan de cerraduras para un sistema de cerraduras reciente del fabricante del sistema. Por favor, solicite un archivo de Excel. Ajuste las columnas de su tabla de antemano como en el plan de cerraduras de muestra de nuestra página de descarga. Luego use la función "Importar plan de cerraduras desde Excel" en el Key Orga­nizer.

Para importar una lista de entrega de llaves, vea el siguiente párrafo.

Muchos clientes ya han mantenido su propia lista de entrega de llaves como una hoja de cálculo de Excel antes de comprar el Key Orga­nizer. Se puede importar una hoja de cálculo adecuada en el programa utilizando una función de importación a través del menú principal: Archivo > Importar > Importar Emisiones de Llaves.

Llave	Nº de copia	Sistema de cerraduras	Cantidad	Recipiente	Departamento	Nº	emitido el	Devuelto	Observación
101	5	Sistema1	1	Smith, Maria	Administración	1044	11/02/2019
102	8	Sistema1	1	Smith, Maria	Administración	1045	04/02/2020
GS1	3	Sistema1	1	Johnson, Paul	Administración	1046	07/05/2021	01/02/2022

La tabla solo puede contener una llave y una persona por línea. Si una persona ha recibido varias llaves o una llave ha sido emitida a varias personas, se debe crear una línea separada para cada una.

¡Las columnas "Llave", "Recipiente" (persona) y "Emitido" (fecha de emisión) son obligatorias! Si no conoce la fecha de emisión, debe ingresar una fecha ficticia, por ejemplo, 01.01.2020 (esto tiene un valor de reconocimiento como fecha ficticia).

⇒ ¡La tabla debe estar ordenada en orden ascendente según la fecha de emisión!

La columna "Nº de copia" se puede omitir si no usa números consecutivos para sus llaves.
La columna "Sistema de cerraduras" se puede omitir si todas las llaves pertenecen al mismo sistema de cerraduras. Debe seleccionar el sistema de cerraduras en la ventana de importación en su lugar.
La columna "Número" se puede omitir si exactamente 1 llave siempre ha sido transferida por línea.
Las columnas "Departamento" y "Nº" (número de personal o similar) son opcionales y se pueden usar si se crean nuevas personas en el programa a través de esta importación y la información adicional simplemente debe importarse en este paso.

Si una llave o persona nombrada aún no se ha ingresado en el programa, se crea una nueva entrada con la importación. Sin embargo, si ya hay una entrada con el mismo nombre en el programa, la transferencia se aplica a esta entrada existente. Es importante tener en cuenta que la ortografía del nombre en el programa y en la tabla debe ser idéntica, ya que una falta de guion o similar es suficiente para que la importación cree una nueva entrada en su lugar, lo que puede resultar en entradas duplicadas no deseadas.

Prueba de antemano: Solo importe la tabla de transferencias una vez, de lo contrario, las transferencias se ejecutarán repetidamente (varias veces). La importación no se puede deshacer. Como precaución, por lo tanto, debe probar primero la importación cambiando al modo sandbox.

Cargue su tabla en la ventana de importación. Debe seleccionar manualmente las columnas que desea usar. También seleccione el formato de fecha mostrado y el sistema de cerraduras de destino.

El Key Organizer 2024 se puede utilizar sin necesidad de instalación. Especialmente si solo utiliza el programa en un PC, no es necesario instalarlo.

Si desea utilizar el programa en una red, por ejemplo, con varios usuarios al mismo tiempo, deberá crear manualmente una carpeta de datos compartida. Consulte: Establecer carpeta de datos.

El archivo .exe también se puede almacenar de forma centralizada. Luego, basta con un acceso directo en los PC de los usuarios. Puede eliminar la fecha del nombre del archivo descargado .exe para que los accesos directos sigan siendo válidos para versiones futuras.

Puede ver la ubicación real de almacenamiento en el programa en: Información > Información & Contacto, ver "Ruta a la carpeta de datos".
En versiones anteriores del programa en: Editar > Configuración > Archivos.

Los datos de entrada se guardan en base a archivos en su disco duro o en una carpeta en su red. Por defecto, el Key Organizer (desde la versión 2021) intenta guardar sus archivos de datos en la carpeta APPDATA del usuario (configuración predeterminada de Windows). En versiones anteriores del programa: en la sub­carpeta "Data" en la carpeta del programa Key­Organizer.

Alternativamente, puede leer la ubicación de almacenamiento en el archivo de configuración KeyOrganizer.ini, en la variable "DataPath". Si no hay tal entrada, se refiere a la sub­carpeta "Data" o una carpeta en el directorio APPDATA por defecto.

Si desea guardar, copiar o mover los datos, siempre use toda la carpeta de Datos porque se requieren todos los archivos y sub­carpetas en ella.

Evite duplicar carpetas de datos (excepto para la copia de seguridad de datos), ya que los conjuntos de datos múltiples no pueden sincronizarse sub­se­cuentemente. Si varios usuarios usan el sistema, debe asegurarse de que todos los usuarios accedan a la misma carpeta de datos central.

Si no tiene información sobre la ubicación de almacenamiento, puede buscar en sus unidades el archivo "Data.ada". Ignore cualquier archivo encontrado que solo tenga 1 kb de tamaño, ya que estos archivos probablemente están vacíos. Como regla, el archivo más grande encontrado es el correcto. Luego tome toda la carpeta.

Si desea utilizar el programa en varios or­denadores, debe definir una carpeta central y compartida en la que se almacenen los archivos de datos y a la que todos los usuarios del programa tengan acceso.

Si desea mover datos existentes, primero verifique dónde se han almacenado los datos hasta ahora, vea "¿Dónde se almacenan los datos de entrada?" arriba.

Cree una nueva carpeta vacía en el servidor, por ejemplo, "Datos de KeyOrga­nizer".

Cree un archivo de texto llamado "KeyOrganizer.ini" donde se encuentra el archivo del programa Key­Organizer.exe. Ingrese la ruta a la nueva carpeta de datos en el archivo en la forma:

DataPath=C:\Folder\Data\
o
DataPath=\\Server\Folder\Data\
o
DataPath=Data\  (como una ruta relativa para sub­carpetas directas, relativa al archivo .ini)

Para mover archivos de datos existentes a la nueva carpeta, copie todos los archivos de la carpeta, inclu­yendo sub­carpetas.

Permisos de escritura: Los usuarios del programa requieren permisos de escritura para la nueva carpeta de datos. Los permisos generalmente no se copian, por lo que deben restablecerse en la nueva computadora. Además del simple acceso de escritura, también se requieren derechos de eliminación (para archivos temporales), inclu­yendo sub­carpetas. Por lo tanto, recomendamos establecer acceso completo, inclu­yendo la herencia de derechos a sub­carpetas.

Asegúrese de que la antigua carpeta de datos ya no se use (es mejor mover los archivos) para que no se vuelva a usar inadvertidamente, resultando en conjuntos de datos diferentes que no se pueden sincronizar.

Compruebe si se ha configurado una copia de seguridad regular de datos para la carpeta de datos.

Como se describe en el párrafo anterior: Los datos de entrada se almacenan en base a archivos en su disco duro o en una carpeta en su red.

Tenga en cuenta que en caso de una falla, sus datos no se pueden restaurar desde una "nube" externa o similar. Su departamento de TI debe encargarse de la copia de seguridad de datos.

Asegúrese de que la carpeta de datos del Key Organizer (ver arriba) esté incluida en una copia de seguridad regular de datos, por ejemplo, por su servidor.

Si está cambiando de PC y el Key Organizer está instalado localmente, puede simplemente copiar la carpeta del programa Key­Organizer existente completamente a la nueva computadora. Cree un icono de acceso directo para los usuarios en el Start.exe o alternativamente en el KeyOrganizer.exe.

Primero verifique dónde se almacenan los datos en la PC antigua, vea "¿Dónde se almacenan los datos de entrada?" arriba.

Si los archivos de datos se encuentran en la sub­carpeta "Data" de la carpeta del programa (para versiones anteriores del programa hasta 2019), la carpeta de datos ya se copia cuando copia la carpeta del programa. Luego vea a continuación en: Permisos de escritura.

Si los archivos de datos están en la PC antigua, toda la carpeta de datos debe copiarse a la nueva computadora - o preferiblemente a un servidor. Luego ingrese la nueva ruta de datos en el archivo de configuración KeyOrganizer.ini en la nueva computadora: DataPath=...

Permisos de escritura: Los usuarios del programa requieren permisos de escritura para la nueva carpeta de datos. Los permisos generalmente no se copian, por lo que deben restablecerse en la nueva computadora. Además del simple acceso de escritura, también se requieren derechos de eliminación (para archivos temporales), inclu­yendo sub­carpetas. Por lo tanto, recomendamos establecer acceso completo, inclu­yendo la herencia de derechos a sub­carpetas.

Asegúrese de que la antigua carpeta de datos en la PC antigua ya no se use (preferiblemente mover o renombrar) para que no se reutilice accidentalmente, resultando en conjuntos de datos diferentes que no se pueden sincronizar.

Compruebe si se ha configurado una copia de seguridad regular de datos para la carpeta de datos.

Este mensaje de error puede tener dos causas:
1) El usuario puede no tener los derechos de usuario de Windows necesarios para renombrar un archivo en la carpeta mostrada. Por lo tanto, recomendamos dar a todos los usuarios acceso completo a la carpeta de Datos del Key Orga­nizer, inclu­yendo la herencia a sub­carpetas.
2) ↗Copias de sombra están activadas para la carpeta de datos.

Si el problema no se puede resolver extendiendo los derechos del usuario o si las copias de sombra están activadas, puede cambiar el método de almacenamiento del Key Orga­nizer para evitar este problema. Para hacer esto, haga clic en el menú principal en el programa: Editar > Configuración > Otros, y active "Guardar sin archivo .bak".

Dado que ya no se crea un archivo .bak, es aún más importante que haya configurado una copia de seguridad de datos para la carpeta de datos.