Vous pouvez rechercher dans ces instructions en utilisant Ctrl+F (F3 = continuer la recherche). Utilisez Ctrl+P pour imprimer ou enregistrer en PDF.

Les informations pour les administrateurs informatiques, par exemple concernant l'installation en réseau et l'utilisation d'un dossier de données partagé, se trouvent dans un PDF séparé : Installation­Tips.pdf.

Après vous être connecté, une série d'onglets s'affiche, par exemple pour les bâtiments, les portes, les clés et les employés. Les données principales sont saisies et listées sur ces onglets.

Les données principales sont saisies sur leur onglet respectif. Par exemple, si vous voulez saisir une clé, cliquez sur l'onglet Clés.
Recherche, filtre, listes
La structure de ces cartes d'index est similaire. Une liste des entrées existantes s'affiche sur le côté gauche, par exemple une liste de toutes les clés. Il y a un champ de recherche au-dessus de la liste pour rechercher des noms dans la liste. Il existe également des options de filtre pour la liste, par exemple par système de clés (système de verrouillage) ou bâtiment.

Masque de saisie : Les propriétés d'une entrée sélectionnée se trouvent sur le côté droit d'un onglet, par exemple toujours un champ de saisie pour le nom, ainsi que d'autres champs de saisie pour d'autres détails.

Le masque de saisie est contrôlé à l'aide des boutons situés au-dessus : "Nouveau" pour créer une nouvelle entrée, "Modifier" pour modifier une entrée sélectionnée, "Supprimer", etc. Ces boutons de base sont les mêmes pour tous les écrans de saisie.

Pour créer une nouvelle entrée, cliquez sur le bouton Nouveau. Les champs de saisie sont alors colorés en jaune, ce qui indique le mode d'édition.

Vous n'avez besoin de saisir qu'un nom pour pouvoir enregistrer l'entrée, c'est-à-dire qu'il suffit de saisir un nom dans le champ de saisie supérieur.
Les autres champs peuvent rester vides, mais il y a des recommandations : Lors de la saisie d'une porte, vous devez sélectionner un bâtiment, lors de la saisie d'une clé, vous devez sélectionner un système de clés. Voir ci-dessous : Les cartes d'index en détail.

Pour enregistrer l'entrée, cliquez sur le bouton Enregistrer en haut, sinon cliquez sur Annuler. Tous les champs de saisie deviennent alors blancs et ne peuvent plus être modifiés jusqu'à ce que vous cliquiez à nouveau sur le bouton Modifier.

La meilleure façon de voir comment fonctionne le programme est de faire quelques tests et de cliquer un peu dans le programme. Pour éviter que vos entrées de test ne se retrouvent définitivement dans le journal réel, vous devez d'abord passer en mode Sandbox.

Pour ce faire, cliquez dans le menu principal : Fichier > Sandbox.

Pour quitter le mode sandbox, cliquez sur le menu principal : Fichier > Déconnexion, ou cliquez à nouveau sur : Fichier > Sandbox.

De gauche à droite : Si vous remplissez le programme manuellement, il est préférable de procéder de gauche à droite, c'est-à-dire de sélectionner d'abord l'onglet "Bâtiment" et d'y entrer vos bâtiments. Ensuite, entrez les portes dans l'onglet suivant, puis les clés, puis les personnes et enfin les transferts de clés aux personnes.

Systèmes de verrouillage : Si vous avez plusieurs systèmes de verrouillage, vous pouvez entrer les noms des systèmes de verrouillage à l'avance. Vous pouvez trouver cela dans le menu principal : Éditer > Systèmes de verrouillage.

Connexion/utilisateur : Si vous souhaitez attribuer un mot de passe au programme, cliquez sur le menu principal : Éditer > Utilisateur : Éditer > Utilisateurs. L'onglet utilisateur apparaît alors, où vous pouvez créer des utilisateurs et des mots de passe (initiaux). Chaque utilisateur peut modifier son propre mot de passe plus tard.

Les bâtiments sont principalement enregistrés par nom uniquement, c'est-à-dire qu'il suffit de saisir un nom pour chaque bâtiment.

Le but de saisir les bâtiments est de pouvoir sélectionner le bâtiment dans lequel se trouve la porte respective plus tard lors de la saisie des portes.

Vous pouvez interpréter le terme bâtiment comme vous le souhaitez. Il pourrait également s'agir d'un emplacement de l'entreprise ou simplement d'un composant d'un grand bâtiment. Vous pouvez indiquer ce dernier en sélectionnant une entrée de niveau supérieur dans le champ "fait partie de".

Vous n'avez pas besoin de remplir le champ "Système de clés". Si vous sélectionnez un système de verrouillage ici, c'est uniquement pour votre information et cela n'a aucun effet sur le programme.

Les portes peuvent être enregistrées afin que les clés puissent être attribuées aux portes (autorisations d'accès). Si vous ne souhaitez gérer que les clés, vous pourriez vous passer des portes.

Vous devez saisir un nom pour enregistrer une porte. Si vous avez des numéros de porte ou des numéros de salle, nous recommandons d'utiliser une désignation telle que "101 salle de stockage" dans le premier champ du programme. Cela signifie que tous les numéros sont listés les uns en dessous des autres dans un ordre trié et que la désignation descriptive apparaît après eux.

Dans le champ "Bâtiment", sélectionnez une entrée que vous avez précédemment saisie dans l'onglet "Bâtiment".

Vous ne devez saisir l'étage que si l'information vous intéresse ou si vous souhaitez enregistrer un plan d'étage pour cet étage.

Plan d'étage : Vous pouvez entrer un plan d'étage pour chaque bâtiment et chaque étage. Pour ce faire, vous devez avoir sélectionné un bâtiment pour la porte et avoir saisi quelque chose dans le champ Étage.

Verrous : Si vous souhaitez entrer des serrures (cylindres), vous pouvez le faire directement ici dans l'onglet des portes ou séparément dans l'onglet des cylindres. Vous pouvez y accéder via le menu principal "Affichage".
Dans ce cas, vous devez remplir le champ "Système de clés", car un cylindre appartient toujours à un système de clés spécifique. Veuillez ignorer le champ "Pos. du cylindre". Dans le champ "Cylindre", vous devez entrer le numéro du cylindre (numéro de verrouillage si applicable) et sa longueur, par exemple "120 30/35". Les champs "N° de verrou" et "Longueur" ne sont qu'une répétition séparée (si différente de la désignation) et peuvent être laissés vides.

Si vous ne souhaitez pas enregistrer de cylindres, les clés doivent être attribuées directement à une porte en tant que verrouillage, alors qu'avec des cylindres, les clés sont attribuées aux cylindres en tant que verrouillage (comme cela se passe mécaniquement en réalité).
Le programme détermine automatiquement si une clé correspond à une porte en fonction des informations sur les cylindres installés dans quelles portes. Les fonctions de verrouillage sont enregistrées sur l'onglet Clés, voir Lier les clés aux portes ou aux serrures.

Le numéro d'une clé est généralement saisi dans le champ "Clé", rarement un nom descriptif. Nous ne recommandons pas de saisir les noms des personnes (bénéficiaires de clés) ou des portes ici, car cela peut changer au fil du temps, alors que le numéro de clé reste toujours le même.

Le champ "Zone" est uniquement destiné à des informations supplémentaires pour vous, par exemple si vous souhaitez noter la zone (service/section du bâtiment) dans laquelle une clé de groupe (clé maîtresse) est utilisée.

Le champ "Système de clés" est important, car la plupart des clés d'entreprise appartiennent à un système de clés (système de verrouillage). Pour d'autres clés, par exemple les clés de meubles, vous pouvez créer un pseudo-système de verrouillage, par exemple "Autres" ou "Casiers" ou similaire, pour avoir une option de catégorisation et de filtre. Voir dans le menu principal : Éditer > Systèmes de clés maîtresses.

Le champ "N° de verrou" correspond généralement à la désignation de la clé et peut être laissé vide.
Vous pouvez sélectionner la hiérarchie de la clé dans le champ "Type". Cela n'affecte que le tri de la liste des clés : "CK" (clés individuelles) sont à la fin de la liste, tous les autres types de clés sont des clés de groupe/maîtresses et sont triés comme des clés importantes au début de la liste.

Dans la ligne Quantité, vous pouvez saisir la quantité totale de la clé concernée que vous avez reçue au total grâce à des livraisons et des commandes répétées. Le programme soustrait les clés défectueuses et émises de cette quantité totale et calcule la quantité disponible qui peut encore être émise à d'autres personnes. La quantité disponible est mise à jour dès que vous cliquez sur Enregistrer.

"Cabinet" fait référence à un cabinet de clés (boîte de dépôt, coffre-fort) où les clés sont stockées. Si vous avez plusieurs armoires à clés, vous pouvez en sélectionner une et saisir le numéro de crochet auquel la clé est attachée. Pour créer des armoires, allez à l'onglet Armoires via le menu principal "Affichage".

Si vous n'avez pas saisi de cylindres de verrouillage, les clés sont directement liées aux portes. Sinon, les liens doivent être faits avec des cylindres. Le programme détermine alors automatiquement le lien indirect entre les clés et les portes. Lier une clé à des cylindres ET des portes en parallèle n'a aucun avantage, mais plutôt des inconvénients.

Vous verrez de petits onglets en bas à gauche de la carte d'index des clés : Portes, Groupes de verrouillage, Cylindres. Pour lier la clé sélectionnée à un ou plusieurs cylindres de verrouillage, cliquez sur le bouton "Modifier" en haut et sélectionnez l'onglet Cylindres en bas. Là, cliquez sur le bouton "Lier avec des cylindres". Tous les cylindres appartenant au même système de clés que la clé actuelle s'affichent alors. Cochez les cylindres qui peuvent être verrouillés par la clé. Enfin, cliquez sur le bouton Enregistrer en haut. Si vous passez à l'onglet Portes en bas après avoir enregistré, vous pouvez voir dans quelles portes les cylindres liés sont actuellement installés.

Le même principe s'applique aux liens avec les portes : Cliquez sur le bouton "Modifier" en haut et cliquez sur le bouton "Lier avec des portes" en bas. Après avoir coché les portes appropriées, cliquez sur Enregistrer en haut.

Le lien via les groupes de verrouillage se fait lors de l'importation d'un plan de verrouillage et n'est généralement pas effectué manuellement, et n'est donc pas décrit ici.

Toutes les personnes qui reçoivent une clé sont gérées sur cette carte d'index. Dans les entreprises, il s'agit généralement des employés de l'entreprise. Dans les sociétés de gestion immobilière, en revanche, ce sont généralement les locataires qui reçoivent des clés. Vous pouvez donc ajuster le titre de l'onglet dans les paramètres.

Dans le champ "Nom", nous recommandons de saisir "nom de famille, prénom" afin que la liste des personnes soit triée alphabétiquement par nom de famille. Le nom ne peut apparaître qu'une seule fois dans le programme afin que le nom soit unique. En cas de doublon, un suffixe distinctif doit être ajouté au nom.

Vous pouvez saisir un nouveau département dans le champ "Département" ou sélectionner une entrée précédemment utilisée. Il existe un filtre de département à gauche au-dessus de la liste des personnes afin que vous puissiez voir les employés dans un département spécifique.

Un numéro de personnel est généralement saisi dans le champ "N°". Cependant, il peut également s'agir d'un autre numéro ou nom.

Le champ "Entreprise" est destiné aux employés externes de sociétés externes. Il existe un filtre d'entreprise au-dessus de la liste des personnes.

Vous pouvez utiliser les champs "Bâtiment" et "Salle" pour localiser le lieu de travail (à des fins purement informatives). Les champs n'ont aucune influence sur le programme, c'est-à-dire que ces informations n'ont aucun effet sur les autorisations d'accès ou les clés qui ont été transférées.
Les champs "Adresse", "Téléphone" et "E-mail" sont également purement informatifs et ne sont pas évalués par le programme.

Les champs "Départ" et "Contrôle" sont des champs de date. Le champ "Départ" est évalué par Key Organizer, à savoir sur l'onglet Délais : les clés des personnes ayant quitté l'entreprise y sont également listées.

Vous pouvez également lier l'entrée de la personne à un fichier et insérer un portrait d'employé (cliquez sur l'icône de la photo de profil).

Toutes les clés actuellement détenues par la personne sont listées dans la section inférieure de la fenêtre sous "Possède les clés suivantes". Si vous cliquez avec le bouton droit sur cette liste, un menu contextuel apparaît, par exemple pour configurer l'affichage ou pour appeler des reçus.
Les clés précédemment détenues par la personne peuvent être appelées en utilisant le bouton "Journal".

Toutes les remises de clés et les changements de quantité sont continuellement enregistrés, par exemple pour des révisions. L'historique peut être appelé sur l'onglet Journal.

Le moyen le plus simple d'appeler le journal est de sélectionner une entrée sur l'onglet Clés ou Employés et de cliquer sur le bouton "Journal" au-dessus du masque de saisie. Le programme passe alors à l'onglet Journal et affiche l'historique de l'entrée sélectionnée.

En bas de la fenêtre, vous trouverez des boutons pour exporter au format Excel ou pour enregistrer au format PDF.

Les clés émises qui doivent être retournées sont listées sur la carte d'index Délais. La base de ceci est qu'une date a été saisie dans le champ "Expiration" lors de l'émission de la clé.
Alternativement, un champ "Départ" complété peut également entraîner une date d'échéance pour une personne, même si aucune date de retour n'a été saisie lors de l'émission de la clé.

Les utilisateurs sont les personnes autorisées à utiliser le programme. Tant qu'aucun compte utilisateur n'a été créé dans le programme, vous pouvez accéder au programme sans mot de passe.

L'onglet Utilisateurs est accessible via le menu principal : Éditer > Utilisateurs. Vous ne pouvez faire des entrées ou des modifications ici que si vous êtes autorisé à le faire. Cependant, chaque utilisateur connecté peut modifier son propre mot de passe. Il est donc possible pour un administrateur de saisir d'abord un mot de passe initial.

Un nouvel utilisateur créé dispose initialement de toutes les autorisations. Après avoir créé un nouvel utilisateur, vous devez configurer les droits du compte utilisateur à l'aide du bouton "Autorisations".

Les exigences pour des mots de passe sécurisés, par exemple longueur minimale et caractères spéciaux, peuvent être définies dans les paramètres.
Si un utilisateur a oublié son mot de passe, un autre utilisateur ayant le droit de modifier les droits des utilisateurs peut définir un nouveau mot de passe.
Si aucun mot de passe n'est connu, contactez le fabricant du logiciel Aidex par e-mail pour faire générer un code de connexion spécial.

Si vous êtes utilisateur et également bénéficiaire de clés, vous devez vous créer deux fois dans le programme : en tant qu'utilisateur et en tant qu'employé.

Cette section traite de la remise d'une seule clé. Si vous souhaitez émettre plusieurs clés différentes à une personne, voir la section suivante : Remise de plusieurs clés via le panier.

Sélectionnez la clé à remettre dans l'onglet Clés. Sélectionnez le bénéficiaire de la clé dans l'onglet Employés. L'ordre n'a pas d'importance, vous pouvez également sélectionner d'abord le bénéficiaire, puis la clé.

Sur les cartes d'index Clés et Employés, vous trouverez un bouton "Émettre clé" en haut à droite qui vous amène à l'onglet "Remise", où les champs "Clé" et "Nouveau titulaire" sont maintenant pré-remplis.

Vous pouvez saisir un numéro séquentiel dans le champ "Identification", par exemple si vous avez plusieurs copies de la clé, qui sont numérotées consécutivement. Cela pourrait également être le numéro de série d'un transpondeur ou d'une carte à puce, par exemple.

Le champ "Date" se réfère à la date de remise et doit être rempli. Cette date ne peut pas être modifiée ultérieurement !
Le champ "Expiration" peut être rempli si nécessaire si la clé doit être retournée à une date précise. Vous pouvez alors lister les clés qui sont dues ou seront dues sur l'onglet Délais. La date d'échéance peut être modifiée ultérieurement dans la liste des clés émises en cliquant avec le bouton droit : "Modifier les détails".

Dans le champ "Notes", vous pouvez noter la raison de la remise, par exemple.
Dans le champ "Quantité", vous pouvez saisir une quantité différente si vous émettez plusieurs copies sans identifiant.

Vous pouvez choisir si vous souhaitez imprimer un "Reçu", c'est-à-dire un reçu pour une seule clé, ou si vous souhaitez imprimer une "Vue d'ensemble", qui liste toutes les clés que le bénéficiaire a actuellement. La vue d'ensemble a l'avantage de pouvoir remplacer tous les reçus précédents par une seule signature.

Une fois que vous avez cliqué sur le bouton Appliquer, la clé apparaît sur la carte Employés, et le bénéficiaire apparaît dans la liste des titulaires sur la carte d'index Clés.

Les clés actuellement émises sont affichées à la fois sur la carte d'index des employés et sur la carte des clés : pour les employés sous "Possède les clés suivantes" et pour les clés dans la liste des titulaires.
Si vous sélectionnez une clé émise, le bouton "Retour" en bas devient actif, ce qui vous amène à l'onglet "Remise", où vous pouvez saisir une date de retour et des notes.

Si vous sélectionnez l'option "Reçu", un reçu de retour est généré uniquement pour cette clé individuelle. Si vous sélectionnez l'option "Vue d'ensemble", une liste des clés restantes est sortie à la place, mais ce n'est pas idéal dans ce cas car cela ne montre pas explicitement le retour.

"M" pour Mémoriser : En utilisant la combinaison de touches Ctrl+M, vous pouvez ajouter la clé actuellement sélectionnée à une liste de surveillance. Depuis la version 2023, la liste de surveillance est également appelée panier car les clés mémorisées peuvent être émises à une personne et peuvent également être récupérées par elle.
La méthode précédente de remise individuelle via l'onglet "Remise" existe toujours en parallèle.

Remettre plusieurs clés : Ajoutez d'abord les clés à remettre individuellement au panier (sélectionnez chacune et appuyez sur Ctrl+M).

Vous pouvez modifier les cellules individuelles du tableau dans le panier en double-cliquant, par exemple pour changer la quantité respective ou pour ajouter une identification (par ligne).

Cliquez ensuite sur "Émettre à une personne" dans la fenêtre du panier. Vous pouvez alors sélectionner le bénéficiaire de la clé et saisir une date de transfert.

Récupérer plusieurs clés : Sélectionnez une personne dans l'onglet Employés. Si vous souhaitez révoquer toutes les clés, cliquez avec le bouton droit dans leur liste de clés et sélectionnez : "Ajouter toutes les clés au panier (Retour)".

Si vous souhaitez sélectionner une ou plusieurs entrées, cliquez sur une clé émise et appuyez sur Ctrl+M.

Si nécessaire, vous pouvez modifier les quantités dans le panier (double-cliquez dans la cellule du tableau). Cliquez ensuite sur le bouton "Retour" dans le panier et saisissez la date de retour.

Pour les retours multiples, il existe (depuis 2023) un modèle d'impression "Vue d'ensemble des retours", voir dans le menu principal : Éditer > Éditer les modèles d'impression.

Le programme n'a pas de fonction de passage de personne à personne réelle, mais depuis la version 2024-02, il est possible de retourner les clés récupérées d'une personne à une autre personne dans un deuxième temps.

Comme il s'agit d'un retour et d'une nouvelle émission, il n'est pas reconnaissable dans le journal qu'il s'agissait d'un passage. Si cela doit être noté, vous devrez l'entrer dans les champs de commentaire pour le retour et l'émission.

Vous pouvez signer une clé perdue tant que cette clé est encore émise à une personne dans le programme. L'idée derrière cela est qu'une clé est généralement perdue en dehors du cabinet à clés, c'est-à-dire après avoir été émise à une personne.

Sélectionnez une clé émise sur la carte d'index Clés ou Employés. Puis cliquez sur le bouton "Perdu" en bas, ce qui vous amène à l'onglet "Remise", où vous pouvez saisir une date de perte et des notes.

Cela retirera la clé de l'enregistrement de la personne, mais elle restera sur l'onglet Clés comme "perdue" dans la liste des titulaires afin que vous puissiez voir comment la quantité totale d'origine a été réduite.

Si une clé perdue a été retrouvée, vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur la ligne "perdue" dans le menu contextuel "Retrouvé".

Une liste de toutes les clés perdues peut être trouvée via le menu principal : Fenêtres supplémentaires > Liste d'inventaire. Cliquez ici : Afficher les "clés perdues".
Une alternative est dans le menu principal : Fenêtres supplémentaires > Clés et personnes. La colonne "Action" y affiche soit défectueuse, soit perdue. La liste peut être exportée, voir les boutons ci-dessous.

Vous pouvez signer une clé défectueuse tant qu'elle n'est pas émise à une personne. L'idée derrière cela est qu'une clé défectueuse est susceptible d'être retournée, puis d'abord retournée régulièrement dans le programme - avant que l'enregistrement défectueux ait lieu comme étape supplémentaire.

Sélectionnez une clé dans l'onglet Clés. Ensuite, allez dans l'onglet "Remise". Cliquez sur le bouton "Défectueux" ici. Vous pouvez saisir une identification, une date et des notes.

La clé défectueuse reste sur l'onglet Clés comme "défectueuse" dans la liste des titulaires afin que vous puissiez voir pourquoi la quantité totale d'origine a été réduite.

Si une clé a été triée par erreur, vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur la ligne "défectueuse", puis "Annuler le défaut" dans le menu contextuel.

En raison du retrait préalable de la clé, une clé de remplacement devra probablement être émise. Veuillez le faire comme une nouvelle émission de clé.

Une liste de toutes les clés défectueuses peut être trouvée via le menu principal : Fenêtres supplémentaires > Liste d'inventaire. Cliquez ici : Afficher les "clés défectueuses".
Une alternative est dans le menu principal : Fenêtres supplémentaires > Clés et personnes. La colonne "Action" y affiche soit défectueuse, soit perdue. La liste peut être exportée, voir les boutons ci-dessous.

Avec le champ de recherche au-dessus des listes, vous ne pouvez rechercher que du texte contenu dans la liste. Si vous souhaitez rechercher d'autres contenus de champs, vous pouvez le faire avec la recherche avancée, que vous pouvez appeler avec Ctrl+F ou via le menu principal : Éditer > Recherche avancée.

Il est possible de compiler des trousseaux de clés dans le programme, qui peuvent ensuite être émis à une personne à la fois. Un inconvénient à l'heure actuelle est que seul le trousseau est nommé sur un protocole de remise, mais les clés individuelles qu'il contient ne sont pas listées.

Pour créer un trousseau, allez dans l'onglet Clés et cliquez sur Éditer > "Nouveau trousseau de clés" dans le menu principal. Vous devez alors saisir un nom pour le trousseau et l'enregistrer.

L'étape suivante consiste à ajouter des clés au trousseau. Pour ce faire, ajoutez des clés individuelles au panier en utilisant Ctrl+M comme décrit dans la section précédente. Cliquez ensuite sur "Mettre les clés sur un trousseau" dans le panier.

Vous trouverez le trousseau dans l'onglet Clés dans la liste normale des clés, où toutes les clés individuelles sont également listées. Vous pouvez sélectionner le trousseau et l'émettre à une personne de la même manière qu'une clé individuelle.

Certains clients qui n'utilisent pas de pad de signature ont demandé de pouvoir stocker des reçus scannés dans le programme et les lier à des personnes ou des remises de clés. Cette fonction est disponible depuis 2022.

Les fichiers peuvent soit rester à leur place sur le disque dur, soit être transférés (déplacés) du Key Organizer vers son dossier de données. Vous devriez préférer ce dernier si le fichier n'a pas besoin de rester en place pour d'autres utilisations.
Si un fichier reste à son emplacement d'origine, vous devez vous assurer que le fichier reste là en permanence et n'est pas renommé. Le chemin doit également être valide pour les autres utilisateurs. Sinon, Key Organizer ne pourra pas retrouver le fichier.

Lier avec des remises de clés
Pour lier un fichier à une clé émise, allez dans l'onglet Employés et sélectionnez une personne. Les clés émises sont listées en bas à gauche. Vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur une entrée de clé et sélectionner "Lier à un fichier" dans le menu contextuel. Une boîte de dialogue de sélection de fichier apparaîtra alors.

Lier aux données principales
Vous pouvez également lier un fichier à n'importe quel enregistrement de données principales, par exemple à une porte, un bâtiment, une clé sans référence personnelle ou une personne sans référence de clé. Pour ce faire, sélectionnez d'abord une entrée sur n'importe quel onglet, puis cliquez sur Éditer en haut du menu principal, puis sur "Lier à un fichier".

Afficher les fichiers liés
Dans le menu où vous avez trouvé la fonction de lien, il y a également un élément de menu "Afficher les fichiers liés". Dans la fenêtre qui liste les fichiers, vous pouvez double-cliquer sur un nom de fichier pour appeler le fichier. Avec le bouton droit de la souris, vous trouverez d'autres fonctions, par exemple pour supprimer l'entrée.

Transférer un fichier vers le dossier de données
Pour copier ou déplacer un fichier lié de son emplacement de stockage d'origine vers le dossier de données du programme, cliquez avec le bouton droit dans la liste des fichiers (voir ci-dessus) et sélectionnez la fonction "Copier le fichier dans le dossier de données" dans le menu contextuel.

Si vous prévoyez un inventaire des clés, vous pouvez d'abord exporter une liste de clés du Key Organizer sous forme de fichier Excel en cliquant dans le menu principal : Fichier > Exporter > "Exporter modèle d'inventaire".

Le tableau contient une colonne vide dans laquelle vous pouvez saisir le stock actuel compté pour chaque type de clé lors de l'inventaire. Cette colonne de nombre n'a pas besoin d'être remplie complètement, c'est-à-dire qu'un inventaire partiel est également possible.

Une fois que vous avez ajouté le nombre à la feuille de calcul Excel, elle peut être importée dans le Key Organizer en cliquant dans le menu principal : Fichier > Importer > "Importer les nombres de stock d'inventaire".

Lors de l'importation, seules les lignes de tableau dans lesquelles une quantité a été saisie sont prises en compte. Un changement de quantité est alors enregistré pour chaque clé dans son journal.

La signature des fichiers PDF (documents de remise) est prise en charge depuis la version 2021 du programme.
Des informations générales peuvent être trouvées sur notre page pad de signature.

Utilisation : Si vous avez activé l'option "Pad de signature" dans Key Organizer lors de la création d'un reçu ou d'une vue d'ensemble, Key Organizer démarre le logiciel PDF du fabricant du pad. Cela peut prendre un court instant.

Dans le logiciel Topaz (↗pDoc Signer), vous devez dessiner un champ de signature manuellement. Après la signature, vous devez enregistrer le PDF signé sous le même nom que spécifié par Key Organizer. Fermez le logiciel de signature, puis cliquez sur "Conserver le PDF" dans Key Organizer afin que le PDF signé soit transféré dans la base de données du programme.

Vous pouvez récupérer le PDF transféré plus tard si nécessaire : cliquez avec le bouton droit sur la liste des détenteurs de clés et sélectionnez "Afficher le reçu" dans le menu contextuel.

Les modèles d'impression peuvent être créés pour l'impression des documents de remise. Il est possible d'utiliser des documents Word comme modèles d'impression. Contrairement aux modèles HTML standard, il est plus facile d'adapter les documents Word à vos propres besoins.

La condition préalable est que le Microsoft Word original (paquet Microsoft Office) soit installé pour les utilisateurs de Key Organizer. Cela ne fonctionne pas encore avec OpenOffice et autres.

Si aucun MS Word n'est installé, les modèles HTML restent une alternative (inclus dans le programme par défaut). Voir aussi : Espaces réservés.

Les modèles HTML sont activés par défaut car ils fonctionnent même si aucun Word n'est installé. Si vous avez MS Word installé, nous recommandons de passer aux modèles Word.

Pour ce faire, cliquez sur Éditer > "Éditer les modèles d'impression" dans le menu principal. Derrière chaque bouton, vous trouverez une sélection "Utiliser un document Word comme modèle". Vous pouvez enregistrer le modèle standard du programme afin de pouvoir l'éditer individuellement. Vous pouvez ensuite sélectionner à nouveau le fichier édité dans la même fenêtre.

Nous souhaitons vous épargner l'effort de saisir vos données manuellement (ou du moins le réduire) et avons donc équipé notre programme de diverses fonctions d'importation, notamment pour les listes Excel, voir menu principal : Fichier > Importer.

Sur la page de téléchargement de Key Organizer, vous trouverez deux tableaux d'exemple : une liste de transfert et un plan de verrouillage.

Un plan de verrouillage contient des informations sur les portes, les serrures et les clés (tableau croisé avec une matrice de verrouillage). Vous pouvez obtenir le plan de verrouillage pour un système de verrouillage récent auprès du fabricant du système. Veuillez demander un fichier Excel. Veuillez ajuster les colonnes de votre tableau au préalable comme dans l'exemple de plan de verrouillage de notre page de téléchargement. Utilisez ensuite la fonction "Importer le plan de verrouillage depuis Excel" dans Key Organizer.

Pour importer une liste de remise des clés, voir le paragraphe suivant.

De nombreux clients ont déjà maintenu leur propre liste de remise des clés sous forme de feuille de calcul Excel avant d'acheter Key Organizer. Une feuille de calcul appropriée peut être importée dans le programme à l'aide d'une fonction d'importation via le menu principal : Fichier > Importer > Importer les remises de clés.

Clé	N° copie	Système de verrouillage	Qté.	Bénéficiaire	Département	N°	émis le	Retourné	Remarque
101	5	Système1	1	Smith, Maria	Administration	1044	11/02/2019
102	8	Système1	1	Smith, Maria	Administration	1045	04/02/2020
GS1	3	Système1	1	Johnson, Paul	Administration	1046	07/05/2021	01/02/2022

Le tableau ne peut contenir qu'une clé et une personne par ligne. Si une personne a reçu plusieurs clés ou si une clé a été émise à plusieurs personnes, une ligne distincte doit être créée pour chaque cas.

Les colonnes "Clé", "Bénéficiaire" (personne) et "Émis" (date d'émission) sont obligatoires ! Si vous ne connaissez pas la date d'émission, vous devez saisir une date fictive, par exemple le 01.01.2020 (cela a une valeur de reconnaissance en tant que date fictive).

⇒ Le tableau doit être trié par ordre croissant selon la date d'émission !

La colonne "Numéro de copie" peut être omise si vous n'utilisez pas de numéros consécutifs pour vos clés.
La colonne "Système de verrouillage" peut être omise si toutes les clés appartiennent au même système de verrouillage. Vous devez alors sélectionner le système de verrouillage dans la fenêtre d'importation à la place.
La colonne "Nombre" peut être omise si exactement 1 clé a toujours été transférée par ligne.
Les colonnes "Département" et "N°" (numéro de personnel ou similaire) sont facultatives et peuvent être utilisées si de nouvelles personnes sont créées dans le programme par cette importation et que les informations supplémentaires doivent simplement être importées à cette étape.

Si une clé ou une personne nommée n'a pas encore été saisie dans le programme, une nouvelle entrée est créée par l'importation. Cependant, s'il existe déjà une entrée avec le même nom dans le programme, le transfert est appliqué à cette entrée existante. Il est important de noter que l'orthographe du nom dans le programme et dans le tableau doit être identique, car un tiret manquant ou similaire suffit pour que l'importation crée une nouvelle entrée à la place, ce qui peut entraîner des entrées en double non désirées.

Testez à l'avance : N'importez la table de transfert qu'une seule fois, sinon les transferts seront exécutés à plusieurs reprises (plusieurs fois). L'importation ne peut pas être annulée. Par précaution, vous devez donc d'abord essayer l'importation en passant en mode sandbox.

Chargez votre tableau dans la fenêtre d'importation. Vous devez sélectionner manuellement les colonnes que vous souhaitez utiliser. Sélectionnez également le format de date affiché et le système de verrouillage cible.

Le Key Organizer 2024 peut être utilisé sans installation. En particulier, si vous utilisez le programme uniquement sur un PC, aucune installation n'est nécessaire.

Si vous souhaitez utiliser le programme sur un réseau, par exemple avec plusieurs utilisateurs en même temps, vous devrez créer manuellement un dossier de données partagé. Voir : Définir le dossier de données.

Le fichier .exe peut également être stocké de manière centralisée. Ensuite, un simple raccourci sur les PC des utilisateurs suffira. Vous pouvez supprimer la date du nom du fichier téléchargé .exe afin que les raccourcis restent valides pour les versions futures.

Vous pouvez voir l'emplacement réel du stockage dans le programme sous : Info > Info & Contact, voir "Chemin vers le dossier de données".
Dans les anciennes versions du programme sous : Éditer > Paramètres > Fichiers.

Les données saisies sont enregistrées sur une base de fichiers sur votre disque dur ou dans un dossier de votre réseau. Par défaut, Key Organizer (à partir de la version 2021) essaie d'enregistrer ses fichiers de données dans le dossier APPDATA de l'utilisateur (par défaut Windows). Dans les anciennes versions du programme : dans le sous-dossier "Data" du dossier du programme Key­Orga­nizer.

Alternativement, vous pouvez lire l'emplacement de stockage dans le fichier de configuration KeyOrganizer.ini, dans la variable "DataPath". S'il n'y a pas une telle entrée, le sous-dossier "Data" ou un dossier dans le répertoire APPDATA est destiné par défaut.

Si vous souhaitez enregistrer, copier ou déplacer les données, utilisez toujours l'ensemble du dossier Data car tous les fichiers et sous-dossiers qu'il contient sont nécessaires.

Évitez les dossiers de données en double (sauf pour la sauvegarde des données), car plusieurs ensembles de données ne peuvent pas être synchronisés ultérieurement. Si plusieurs utilisateurs utilisent le système, vous devez vous assurer que tous les utilisateurs accèdent au même dossier de données central.

Si vous n'avez aucune information sur l'emplacement de stockage, vous pouvez rechercher sur vos disques le fichier "Data.ada". Ignorez tous les fichiers trouvés qui ne font que 1 ko en taille, car ces fichiers sont probablement vides. En règle générale, le plus grand fichier trouvé est le bon. Prenez ensuite tout le dossier.

Si vous souhaitez utiliser le programme sur plusieurs ordinateurs, vous devez définir un dossier central et partagé dans lequel les fichiers de données sont stockés et auquel tous les utilisateurs du programme ont accès.

Si vous souhaitez déplacer des données existantes, vérifiez d'abord où les données ont été stockées jusqu'à présent, voir "Où sont stockées les données saisies?" ci-dessus.

Créez un nouveau dossier vide sur le serveur, par exemple "KeyOrganizer Data".

Créez un fichier texte appelé "KeyOrganizer.ini" à l'endroit où se trouve le fichier programme Key­Organizer.exe. Saisissez le chemin vers le nouveau dossier de données dans le fichier sous la forme :

DataPath=C:\Dossier\Data\
ou
DataPath=\\Serveur\Dossier\Data\
ou
DataPath=Data\  (comme chemin relatif pour les sous-dossiers directs, par rapport au fichier .ini)

Pour déplacer les fichiers de données existants vers le nouveau dossier, copiez tous les fichiers du dossier, y compris les sous-dossiers.

Permissions d'écriture : Les utilisateurs du programme nécessitent des permissions d'écriture pour le nouveau dossier de données. Les permissions ne sont généralement pas copiées, elles doivent donc être réinitialisées sur le nouvel ordinateur. En plus de l'accès en écriture simple, des droits de suppression (pour les fichiers temporaires) sont également nécessaires, y compris dans les sous-dossiers. Nous recommandons donc de définir un accès complet, y compris l'héritage des droits aux sous-dossiers.

Assurez-vous que l'ancien dossier de données n'est plus utilisé (il est préférable de déplacer les fichiers) afin qu'il ne soit pas réutilisé par inadvertance, entraînant des ensembles de données différents qui ne peuvent pas être synchronisés.

Vérifiez si une sauvegarde régulière des données a été configurée pour le dossier de données.

Comme décrit dans le paragraphe précédent : Les données saisies sont enregistrées sur une base de fichiers sur votre disque dur ou dans un dossier de votre réseau.

Veuillez noter qu'en cas de panne, vos données ne peuvent pas être restaurées à partir d'un "cloud" externe ou similaire. Votre service informatique doit s'occuper lui-même de la sauvegarde des données.

Veuillez vous assurer que le dossier de données de Key Organizer (voir ci-dessus) a été inclus dans une sauvegarde de données régulière, par exemple par votre serveur.

Si vous changez d'ordinateurs et que Key Organizer est installé localement, vous pouvez simplement copier le dossier de programme Key Organizer existant complètement sur le nouvel ordinateur. Créez une icône de raccourci pour les utilisateurs sur le fichier Start.exe ou alternativement sur le fichier KeyOrganizer.exe.

Vérifiez d'abord où les données sont stockées sur l'ancien PC, voir "Où sont stockées les données saisies?" ci-dessus.

Si les fichiers de données sont situés dans le sous-dossier "Data" du dossier du programme (pour les versions du programme jusqu'en 2019), le dossier de données est déjà copié lorsque vous copiez le dossier du programme. Ensuite, voir ci-dessous sous : Permissions d'écriture.

Si les fichiers de données se trouvent sur l'ancien PC, le dossier de données complet doit être copié sur le nouvel ordinateur - ou de préférence sur un serveur. Saisissez ensuite le nouveau chemin de données dans le fichier de configuration KeyOrganizer.ini sur le nouvel ordinateur : DataPath=...

Permissions d'écriture : Les utilisateurs du programme nécessitent des permissions d'écriture pour le nouveau dossier de données. Les permissions ne sont généralement pas copiées, elles doivent donc être réinitialisées sur le nouvel ordinateur. En plus de l'accès en écriture simple, des droits de suppression (pour les fichiers temporaires) sont également nécessaires, y compris dans les sous-dossiers. Nous recommandons donc de définir un accès complet, y compris l'héritage des droits aux sous-dossiers.

Assurez-vous que l'ancien dossier de données sur l'ancien PC n'est plus utilisé (il est préférable de le déplacer ou de le renommer) afin qu'il ne soit pas réutilisé accidentellement, entraînant des ensembles de données différents qui ne peuvent pas être synchronisés.

Vérifiez si une sauvegarde régulière des données a été configurée pour le dossier de données.

Ce message d'erreur peut avoir deux causes :
1) L'utilisateur peut ne pas avoir les droits nécessaires de l'utilisateur Windows pour renommer un fichier dans le dossier affiché. Nous recommandons donc de donner à tous les utilisateurs un accès complet au dossier de données de Key Organizer, y compris l'héritage aux sous-dossiers.
2) Les copies de l'ombre sont activées pour le dossier de données.

Si le problème ne peut pas être résolu en étendant les droits de l'utilisateur ou si les copies de l'ombre sont activées, vous pouvez changer la méthode de stockage de Key Organizer pour éviter ce problème. Pour ce faire, cliquez dans le menu principal du programme : Éditer > Paramètres > Autres, et activez "Enregistrement sans fichier .bak".

Comme un fichier .bak n'est plus créé, il est d'autant plus important que vous ayez configuré une sauvegarde des données pour le dossier de données.