Puoi cercare in queste istruzioni usando Ctrl+F (F3 = continua la ricerca). Usa Ctrl+P per stampare o salvare in PDF.

Le informazioni per gli amministratori IT, ad esempio riguardo all'installazione in una rete e all'uso di una cartella dati condivisa, si trovano in un PDF separato: Installation­Tips.pdf.

Dopo aver effettuato l'accesso, viene visualizzata una serie di schede, ad esempio per edifici, porte, chiavi e dipendenti. I dati principali vengono inseriti e elencati su queste schede.

I dati principali vengono inseriti sulla rispettiva scheda. Ad esempio, se vuoi inserire una chiave, fai clic sulla scheda Chiavi.
Ricerca, filtro, liste
La struttura di queste schede è simile. Viene visualizzato un elenco delle voci esistenti sul lato sinistro, ad esempio un elenco di tutte le chiavi. C'è un campo di ricerca sopra l'elenco per cercare nomi nell'elenco. Ci sono anche opzioni di filtro per l'elenco, ad esempio per sistema di chiavi (sistema di chiusura) o edificio.

Maschera di input: Le proprietà di una voce selezionata si trovano sul lato destro di una scheda, ad esempio sempre un campo di input per il nome, oltre a ulteriori campi di input per altri dettagli.

La maschera di input è controllata utilizzando i pulsanti sopra di essa: "Nuovo" per creare una nuova voce, "Modifica" per modificare una voce selezionata, "Elimina", ecc. Questi pulsanti di base sono gli stessi per tutte le schermate di input.

Per creare una nuova voce, fai clic sul pulsante Nuovo. I campi di input diventano quindi gialli, indicando la modalità di modifica.

Devi solo inserire un nome per poter salvare la voce, cioè è sufficiente inserire un nome nel campo di input superiore.
Gli altri campi possono rimanere vuoti, ma ci sono raccomandazioni: Quando si inserisce una porta, è necessario selezionare un edificio, quando si inserisce una chiave, è necessario selezionare un sistema di chiavi. Vedi sotto:  Le schede in dettaglio.

Per salvare la voce, fai clic sul pulsante Salva in alto, altrimenti fai clic su Annulla. Tutti i campi di input diventano quindi bianchi e non possono più essere modificati finché non fai nuovamente clic sul pulsante Modifica.

Il modo migliore per vedere come funziona il programma è fare qualche prova e cliccare un po' nel programma. Per evitare che le tue voci di prova finiscano definitivamente nel registro reale, dovresti prima passare alla modalità Sandbox.

Per fare ciò, fai clic nel menu principale: File > Sandbox.

Per uscire dalla modalità sandbox, fai clic sul menu principale: File > Disconnetti, o fai clic di nuovo su: File > Sandbox.

Da sinistra a destra: Se riempi il programma manualmente, è meglio procedere da sinistra a destra, cioè selezionare prima la scheda "Edificio" e inserire lì i tuoi edifici. Quindi inserisci le porte nella scheda successiva, poi le chiavi, poi le persone e infine i trasferimenti di chiavi alle persone.

Sistemi di chiusura: Se hai più sistemi di chiusura, puoi inserire in anticipo i nomi dei sistemi di chiusura. Puoi trovarlo nel menu principale: Modifica > Sistemi di chiusura.

Accesso/utente: Se vuoi assegnare una password al programma, fai clic sul menu principale: Modifica > Utenti: Modifica > Utenti. Apparirà la scheda utente, dove puoi creare utenti e password (iniziali). Ogni utente può modificare la propria password più tardi.

Gli edifici sono principalmente registrati solo per nome, cioè è sufficiente inserire un nome per ogni edificio.

Lo scopo di inserire gli edifici è poter selezionare l'edificio in cui si trova la rispettiva porta in seguito durante l'inserimento delle porte.

Puoi interpretare il termine edificio come preferisci. Potrebbe anche essere una sede aziendale o semplicemente una componente di un grande edificio. Puoi indicare quest'ultimo selezionando una voce di livello superiore nel campo "fa parte di".

Non è necessario compilare il campo "Sistema di chiavi". Se selezioni un sistema di chiusura qui, è solo per la tua informazione e non ha alcun effetto sul programma.

Le porte possono essere registrate in modo che le chiavi possano essere assegnate alle porte (autorizzazioni di accesso). Se desideri gestire solo le chiavi, potresti fare a meno delle porte.

Devi inserire un nome per registrare una porta. Se hai numeri di porta o numeri di stanza, ti consigliamo di utilizzare una designazione come "101 magazzino" nel primo campo del programma. Ciò significa che tutti i numeri sono elencati uno sotto l'altro in ordine ordinato e la designazione descrittiva appare dopo di essi.

Nel campo "Edificio", seleziona una voce che hai precedentemente inserito nella scheda "Edificio".

Devi inserire il piano solo se l'informazione ti interessa o se desideri registrare una planimetria per quel piano.

Planimetria: Puoi inserire una planimetria per ogni edificio e ogni piano. Per fare ciò, devi aver selezionato un edificio per la porta e inserito qualcosa nel campo Piano.

Serrature: Se desideri inserire serrature (cilindri), puoi farlo direttamente qui nella scheda delle porte o separatamente nella scheda dei cilindri. Puoi accedervi tramite il menu principale "Visualizza".
In questo caso, devi compilare il campo "Sistema di chiavi", poiché un cilindro appartiene sempre a un sistema di chiavi specifico. Si prega di ignorare il campo "Pos. del cilindro". Nel campo "Cilindro", devi inserire il numero del cilindro (numero di serratura se applicabile) e la sua lunghezza, ad esempio "120 30/35". I campi "N° di serratura" e "Lunghezza" sono solo una ripetizione separata (se diversa dalla designazione) e possono essere lasciati vuoti.

Se non desideri registrare cilindri, le chiavi devono essere assegnate direttamente a una porta come serratura, mentre con i cilindri, le chiavi sono assegnate ai cilindri come serratura (come avviene meccanicamente nella realtà).
Il programma determina automaticamente se una chiave corrisponde a una porta in base alle informazioni sui cilindri installati in quali porte. Le funzioni di chiusura sono registrate nella scheda Chiavi, vedi Collegare chiavi a porte o cilindri.

Il numero di una chiave viene generalmente inserito nel campo "Chiave", raramente un nome descrittivo. Non consigliamo di inserire i nomi delle persone (titolari di chiavi) o delle porte qui, poiché ciò può cambiare nel tempo, mentre il numero della chiave rimane sempre lo stesso.

Il campo "Area" è destinato solo a ulteriori informazioni per te, ad esempio se desideri annotare l'area (reparto/sezione dell'edificio) in cui viene utilizzata una chiave di gruppo (chiave principale).

Il campo "Sistema di chiavi" è importante, poiché la maggior parte delle chiavi aziendali appartiene a un sistema di chiavi (sistema di chiusura). Per altre chiavi, ad esempio le chiavi dei mobili, puoi creare un pseudo-sistema di chiusura, ad esempio "Altro" o "Armadi" o simili, per avere un'opzione di categorizzazione e filtro. Vedi nel menu principale: Modifica > Sistemi di chiusura principale.

Il campo "N° di serratura" corrisponde generalmente alla designazione della chiave e può essere lasciato vuoto.
Puoi selezionare la gerarchia della chiave nel campo "Tipo". Ciò influisce solo sull'ordinamento dell'elenco delle chiavi: "CK" (chiavi singole) sono alla fine dell'elenco, tutti gli altri tipi di chiavi sono chiavi di gruppo/principali e sono ordinati come chiavi importanti all'inizio dell'elenco.

Nella riga Quantità, puoi inserire la quantità totale della chiave in questione che hai ricevuto in totale tramite consegne e ordini ripetuti. Il programma sottrae le chiavi difettose ed emesse da questa quantità totale e calcola la quantità disponibile che può ancora essere emessa ad altre persone. La quantità disponibile viene aggiornata non appena fai clic su Salva.

"Cabinet" si riferisce a un cabinet per chiavi (cassetta di deposito, cassaforte) dove le chiavi sono conservate. Se hai più armadi per chiavi, puoi selezionarne uno e inserire il numero di gancio a cui è attaccata la chiave. Per creare armadi, vai alla scheda Armadi tramite il menu principale "Visualizza".

Se non hai inserito cilindri di chiusura, le chiavi sono collegate direttamente alle porte. Altrimenti, i collegamenti devono essere fatti con i cilindri. Il programma determina quindi automaticamente il collegamento indiretto tra chiavi e porte. Collegare una chiave a cilindri E porte in parallelo non ha alcun vantaggio, ma piuttosto svantaggi.

Vedrai delle piccole schede in basso a sinistra della scheda delle chiavi: Porte, Gruppi di chiusura, Cilindri. Per collegare la chiave selezionata a uno o più cilindri di chiusura, fai clic sul pulsante "Modifica" in alto e seleziona la scheda Cilindri in basso. Lì, fai clic sul pulsante "Collega con cilindri". Verranno quindi visualizzati tutti i cilindri appartenenti allo stesso sistema di chiavi della chiave corrente. Seleziona i cilindri che possono essere chiusi dalla chiave. Infine, fai clic sul pulsante Salva in alto. Se passi alla scheda Porte in basso dopo aver salvato, puoi vedere in quali porte sono attualmente installati i cilindri collegati.

Lo stesso principio si applica ai collegamenti con le porte: Fai clic sul pulsante "Modifica" in alto e fai clic sul pulsante "Collega con porte" in basso. Dopo aver selezionato le porte appropriate, fai clic su Salva in alto.

Il collegamento tramite i gruppi di chiusura viene effettuato durante l'importazione di un piano di chiusura e generalmente non viene eseguito manualmente, e quindi non è descritto qui.

Tutte le persone che ricevono una chiave sono gestite su questa scheda. Nelle aziende, si tratta generalmente dei dipendenti dell'azienda. Nelle società di gestione immobiliare, invece, sono generalmente gli inquilini a ricevere le chiavi. Puoi quindi regolare il titolo della scheda nelle impostazioni.

Nel campo "Nome", consigliamo di inserire "cognome, nome" in modo che l'elenco delle persone sia ordinato alfabeticamente per cognome. Il nome può apparire solo una volta nel programma in modo che il nome sia univoco. In caso di duplicato, deve essere aggiunto un suffisso distintivo al nome.

Puoi inserire un nuovo dipartimento nel campo "Dipartimento" o selezionare una voce precedentemente utilizzata. Esiste un filtro di dipartimento a sinistra sopra l'elenco delle persone in modo da poter vedere i dipendenti in un dipartimento specifico.

Un numero di personale viene generalmente inserito nel campo "N°". Tuttavia, potrebbe anche essere un altro numero o nome.

Il campo "Azienda" è destinato ai dipendenti esterni di società esterne. Esiste un filtro aziendale sopra l'elenco delle persone.

Puoi utilizzare i campi "Edificio" e "Stanza" per localizzare il luogo di lavoro (a scopo puramente informativo). I campi non hanno alcuna influenza sul programma, cioè queste informazioni non hanno alcun effetto sulle autorizzazioni di accesso o sulle chiavi che sono state trasferite.
I campi "Indirizzo", "Telefono" ed "Email" sono anche puramente informativi e non sono valutati dal programma.

I campi "Partenza" e "Controllo" sono campi di data. Il campo "Partenza" è valutato da Key Organizer, vale a dire sulla scheda Scadenze: anche le chiavi delle persone che hanno lasciato l'azienda sono elencate lì.

Puoi anche collegare la voce della persona a un file e inserire un ritratto del dipendente (fai clic sull'icona della foto del profilo).

Tutte le chiavi attualmente detenute dalla persona sono elencate nella sezione inferiore della finestra sotto "Possiede le seguenti chiavi". Se fai clic con il tasto destro su questo elenco, appare un menu contestuale, ad esempio per configurare la visualizzazione o richiamare le ricevute.
Le chiavi precedentemente detenute dalla persona possono essere richiamate utilizzando il pulsante "Diario".

Tutte le consegne di chiavi e le modifiche di quantità vengono continuamente registrate, ad esempio per revisioni. La cronologia può essere richiamata sulla scheda Diario.

Il modo più semplice per richiamare il diario è selezionare una voce sulla scheda Chiavi o Dipendenti e fare clic sul pulsante "Diario" sopra la maschera di input. Il programma passa quindi alla scheda Diario e visualizza la cronologia della voce selezionata.

Nella parte inferiore della finestra, troverai pulsanti per esportare in formato Excel o per salvare in formato PDF.

Le chiavi emesse che devono essere restituite sono elencate sulla scheda Scadenze. La base di questo è che una data è stata inserita nel campo "Scadenza" al momento dell'emissione della chiave.
In alternativa, un campo "Partenza" completato può anche comportare una data di scadenza per una persona, anche se nessuna data di restituzione è stata inserita al momento dell'emissione della chiave.

Gli utenti sono le persone autorizzate a utilizzare il programma. Fino a quando non viene creato alcun account utente nel programma, puoi accedere al programma senza password.

La scheda Utenti è accessibile tramite il menu principale: Modifica > Utenti. Puoi fare voci o modifiche qui solo se sei autorizzato a farlo. Tuttavia, ogni utente connesso può modificare la propria password. È quindi possibile per un amministratore inserire prima una password iniziale.

Un nuovo utente creato ha inizialmente tutte le autorizzazioni. Dopo aver creato un nuovo utente, devi configurare i diritti dell'account utente utilizzando il pulsante "Autorizzazioni".

Le richieste per password sicure, ad esempio lunghezza minima e caratteri speciali, possono essere impostate nelle impostazioni.
Se un utente ha dimenticato la password, un altro utente con il diritto di modificare i diritti degli utenti può impostare una nuova password.
Se non è nota alcuna password, contatta il produttore del software Aidex via e-mail per generare un codice di accesso speciale.

Se sei un utente e anche un destinatario di chiavi, devi crearti due volte nel programma: come utente e come dipendente.

Questa sezione riguarda l'emissione di una singola chiave. Se desideri emettere più chiavi diverse a una persona, vedi la sezione seguente: Emissione di più chiavi tramite il cestino.

Seleziona la chiave da emettere nella scheda Chiavi. Seleziona il destinatario della chiave nella scheda Dipendenti. L'ordine non è importante, puoi anche selezionare prima il destinatario, poi la chiave.

Sulle schede Chiavi e Dipendenti, troverai un pulsante "Emetti chiave" in alto a destra che ti porta alla scheda "Consegna", dove i campi "Chiave" e "Nuovo titolare" sono ora precompilati.

Puoi inserire un numero sequenziale nel campo "Identificazione", ad esempio se hai più copie della chiave, che sono numerate consecutivamente. Potrebbe anche essere il numero di serie di un transponder o di una smart card, ad esempio.

Il campo "Data" si riferisce alla data di emissione e deve essere compilato. Questa data non può essere modificata successivamente!
Il campo "Scadenza" può essere compilato se necessario se la chiave deve essere restituita a una data specifica. Puoi quindi elencare le chiavi che sono scadute o stanno per scadere sulla scheda Scadenze. La data di scadenza può essere modificata successivamente nell'elenco delle chiavi emesse facendo clic con il pulsante destro del mouse: "Modifica dettagli".

Nel campo "Note", puoi annotare il motivo dell'emissione, ad esempio.
Nel campo "Quantità", puoi inserire una quantità diversa se emetti più copie senza identificazione.

Puoi scegliere se desideri stampare una "Ricevuta", cioè una ricevuta per una singola chiave, o se desideri stampare una "Panoramica", che elenca tutte le chiavi attualmente detenute dal destinatario. La panoramica ha il vantaggio di poter sostituire tutte le ricevute precedenti con una sola firma.

Una volta cliccato sul pulsante Applica, la chiave appare sulla scheda Dipendenti, e il destinatario appare nell'elenco dei titolari sulla scheda Chiavi.

Le chiavi attualmente emesse sono visualizzate sia sulla scheda dei dipendenti che sulla scheda delle chiavi: per i dipendenti sotto "Possiede le seguenti chiavi" e per le chiavi nell'elenco dei titolari.
Selezionando una chiave emessa, il pulsante "Ritorno" in basso diventa attivo, il che ti porta alla scheda "Consegna", dove puoi inserire una data di ritorno e note.

Se selezioni l'opzione "Ricevuta", viene generata una ricevuta di ritorno solo per questa singola chiave. Se selezioni l'opzione "Panoramica", viene invece stampato un elenco delle chiavi rimanenti, ma non è ideale in questo caso perché non mostra esplicitamente il ritorno.

"M" per Memorizzare: Utilizzando la combinazione di tasti Ctrl+M, puoi aggiungere la chiave attualmente selezionata a un elenco di controllo. Dalla versione 2023, l'elenco di controllo è anche chiamato cestino poiché le chiavi memorizzate possono essere emesse a una persona e possono anche essere recuperate da essa.
Il metodo precedente di emissione singola tramite la scheda "Consegna" esiste ancora in parallelo.

Emettere più chiavi: Aggiungi prima le chiavi da emettere singolarmente al cestino (seleziona ciascuna e premi Ctrl+M).

Puoi modificare le singole celle della tabella nel cestino facendo doppio clic, ad esempio per cambiare la quantità rispettiva o per aggiungere un'identificazione (per riga).

Quindi fai clic su "Emetti a una persona" nella finestra del cestino. Puoi quindi selezionare il destinatario della chiave e inserire una data di trasferimento.

Recuperare più chiavi: Seleziona una persona nella scheda Dipendenti. Se desideri revocare tutte le chiavi, fai clic con il tasto destro nel loro elenco di chiavi e seleziona: "Aggiungi tutte le chiavi al cestino (Ritorno)".

Se desideri selezionare una o più voci, fai clic su una chiave emessa e premi Ctrl+M.

Se necessario, puoi modificare le quantità nel cestino (fai doppio clic sulla cella della tabella). Quindi fai clic sul pulsante "Ritorno" nel cestino e inserisci la data di ritorno.

Per le restituzioni multiple, esiste (dal 2023) un modello di stampa "Panoramica dei ritorni", vedi nel menu principale: Modifica > Modifica i modelli di stampa.

Il programma non ha una funzione di passaggio da persona a persona reale, ma dalla versione 2024-02, è possibile restituire le chiavi recuperate da una persona a un'altra persona in un secondo momento.

Poiché si tratta di un ritorno e di una nuova emissione, non è riconoscibile nel diario che si trattava di un passaggio. Se deve essere annotato, dovrai inserirlo nei campi dei commenti per il ritorno e l'emissione.

Puoi firmare una chiave persa finché questa chiave è ancora emessa a una persona nel programma. L'idea alla base di ciò è che una chiave viene generalmente persa al di fuori dell'armadietto delle chiavi, cioè dopo essere stata emessa a una persona.

Seleziona una chiave emessa sulla scheda Chiavi o Dipendenti. Quindi fai clic sul pulsante "Perso" in basso, il che ti porta alla scheda "Consegna", dove puoi inserire una data di perdita e note.

Ciò rimuoverà la chiave dalla registrazione della persona, ma rimarrà sulla scheda Chiavi come "persa" nell'elenco dei titolari in modo che tu possa vedere come la quantità totale originale è stata ridotta.

Se una chiave persa è stata ritrovata, puoi fare clic con il tasto destro sulla riga "persa" nel menu contestuale "Ritrovato".

Un elenco di tutte le chiavi perse può essere trovato tramite il menu principale: Finestre aggiuntive > Elenco inventario. Fai clic qui: Mostra "chiavi perse".
Un'alternativa è nel menu principale: Finestre aggiuntive > Chiavi e persone. La colonna "Azione" mostra lì sia difettoso che perso. L'elenco può essere esportato, vedi i pulsanti in basso.

Puoi firmare una chiave difettosa finché non è emessa a una persona. L'idea alla base di ciò è che una chiave difettosa è probabilmente restituita, poi prima restituita regolarmente nel programma - prima che la registrazione difettosa abbia luogo come passaggio aggiuntivo.

Seleziona una chiave nella scheda Chiavi. Poi vai alla scheda "Consegna". Fai clic sul pulsante "Difettoso" qui. Puoi inserire un'identificazione, una data e note.

La chiave difettosa rimane sulla scheda Chiavi come "difettosa" nell'elenco dei titolari in modo che tu possa vedere perché la quantità totale originale è stata ridotta.

Se una chiave è stata ordinata per errore, puoi fare clic con il tasto destro sulla riga "difettosa", quindi "Annulla difetto" nel menu contestuale.

A causa del ritiro preliminare della chiave, potrebbe essere necessario emettere una chiave di ricambio. Si prega di farlo come una nuova emissione di chiave.

Un elenco di tutte le chiavi difettose può essere trovato tramite il menu principale: Finestre aggiuntive > Elenco inventario. Fai clic qui: Mostra "chiavi difettose".
Un'alternativa è nel menu principale: Finestre aggiuntive > Chiavi e persone. La colonna "Azione" mostra lì sia difettoso che perso. L'elenco può essere esportato, vedi i pulsanti in basso.

Con il campo di ricerca sopra gli elenchi, puoi cercare solo il testo contenuto nell'elenco. Se desideri cercare altri contenuti di campo, puoi farlo con la ricerca avanzata, che puoi richiamare con Ctrl+F o tramite il menu principale: Modifica > Ricerca avanzata.

È possibile compilare mazzi di chiavi nel programma, che possono poi essere emessi a una persona contemporaneamente. Uno svantaggio al momento è che solo il mazzo è nominato su un protocollo di emissione, ma le singole chiavi che contiene non sono elencate.

Per creare un mazzo, vai alla scheda Chiavi e fai clic su Modifica > "Nuovo mazzo di chiavi" nel menu principale. Devi quindi inserire un nome per il mazzo e salvarlo.

Il passaggio successivo consiste nell'aggiungere chiavi al mazzo. Per fare ciò, aggiungi chiavi singole al cestino utilizzando Ctrl+M come descritto nella sezione precedente. Quindi fai clic su "Metti le chiavi su un mazzo" nel cestino.

Troverai il mazzo nella scheda Chiavi nell'elenco normale delle chiavi, dove sono elencate anche tutte le chiavi singole. Puoi selezionare il mazzo ed emetterlo a una persona nello stesso modo di una chiave singola.

Alcuni clienti che non utilizzano un pad di firma hanno richiesto di poter memorizzare ricevute scansionate nel programma e collegarle a persone o emissioni di chiavi. Questa funzione è disponibile dal 2022.

I file possono rimanere al loro posto sul disco rigido o essere trasferiti (spostati) dal Key Organizer alla sua cartella dati. Dovresti preferire quest'ultimo se il file non deve rimanere al suo posto per altri usi.
Se un file rimane nella sua posizione originale, devi assicurarti che il file rimanga lì in modo permanente e non venga rinominato. Anche il percorso deve essere valido per gli altri utenti. Altrimenti, Key Organizer non sarà in grado di trovare il file.

Collegare con emissioni di chiavi
Per collegare un file a una chiave emessa, vai alla scheda Dipendenti e seleziona una persona. Le chiavi emesse sono elencate in basso a sinistra. Puoi fare clic con il tasto destro su una voce di chiave e selezionare "Collega a un file" nel menu contestuale. Apparirà quindi una finestra di dialogo di selezione file.

Collegare ai dati principali
Puoi anche collegare un file a qualsiasi record di dati principale, ad esempio a una porta, un edificio, una chiave senza riferimento personale o una persona senza riferimento a una chiave. Per fare ciò, seleziona prima una voce su qualsiasi scheda, quindi fai clic su Modifica in alto nel menu principale, quindi su "Collega a un file".

Visualizzare i file collegati
Nel menu in cui hai trovato la funzione di collegamento, c'è anche una voce di menu "Visualizza file collegati". Nella finestra che elenca i file, puoi fare doppio clic su un nome file per richiamare il file. Con il pulsante destro del mouse, troverai altre funzioni, ad esempio per eliminare la voce.

Trasferire un file nella cartella dei dati
Per copiare o spostare un file collegato dalla sua posizione di archiviazione originale alla cartella dei dati del programma, fai clic con il tasto destro nell'elenco dei file (vedi sopra) e seleziona la funzione "Copia il file nella cartella dei dati" nel menu contestuale.

Se prevedi un inventario delle chiavi, puoi prima esportare un elenco di chiavi dal Key Organizer come file Excel facendo clic nel menu principale: File > Esporta > "Esporta modello di inventario".

La tabella contiene una colonna vuota in cui puoi inserire il numero attuale contato per ogni tipo di chiave durante l'inventario. Questa colonna di quantità non deve essere completata completamente, cioè un inventario parziale è anche possibile.

Una volta aggiunto il numero al foglio di calcolo Excel, può essere importato nel Key Organizer facendo clic nel menu principale: File > Importa > "Importa i numeri di stock dell'inventario".

Durante l'importazione, vengono considerate solo le righe di tabella in cui è stata inserita una quantità. Una modifica di quantità viene quindi registrata per ogni chiave nel suo diario.

La firma dei file PDF (documenti di consegna) è supportata dalla versione 2021 del programma.
Informazioni generali possono essere trovate sulla nostra pagina del pad di firma.

Utilizzo: Se hai attivato l'opzione "Pad di firma" in Key Organizer durante la creazione di una ricevuta o di una panoramica, Key Organizer avvia il software PDF del produttore del pad. Questo potrebbe richiedere un breve istante.

Nel software Topaz (↗pDoc Signer), devi disegnare manualmente un campo di firma. Dopo la firma, devi salvare il PDF firmato con lo stesso nome specificato da Key Organizer. Chiudi il software di firma, quindi fai clic su "Mantieni PDF" in Key Organizer affinché il PDF firmato venga trasferito nel database del programma.

Puoi recuperare il PDF trasferito in seguito se necessario: fai clic con il pulsante destro sull'elenco dei titolari di chiavi e seleziona "Visualizza ricevuta" nel menu contestuale.

I modelli di stampa possono essere creati per la stampa dei documenti di consegna. È possibile utilizzare documenti Word come modelli di stampa. A differenza dei modelli HTML standard, è più facile adattare i documenti Word alle proprie esigenze.

La condizione preliminare è che sia installato il Microsoft Word originale (pacchetto Microsoft Office) per gli utenti di Key Organizer. Questo non funziona ancora con OpenOffice e altri.

Se non è installato MS Word, i modelli HTML rimangono un'alternativa (inclusi nel programma per impostazione predefinita). Vedi anche: Segnaposto.

I modelli HTML sono abilitati per impostazione predefinita perché funzionano anche se non è installato Word. Se hai installato MS Word, ti consigliamo di passare ai modelli Word.

Per fare ciò, fai clic su Modifica > "Modifica i modelli di stampa" nel menu principale. Dietro ogni pulsante, troverai una selezione "Usa un documento Word come modello". Puoi salvare il modello standard del programma per poterlo modificare individualmente. Puoi quindi selezionare nuovamente il file modificato nella stessa finestra.

Vogliamo risparmiarti lo sforzo di inserire i tuoi dati manualmente (o almeno ridurlo) e abbiamo quindi dotato il nostro programma di varie funzioni di importazione, in particolare per elenchi Excel, vedi menu principale: File > Importa.

Sulla pagina di download di Key Organizer, troverai due tabelle di esempio: un elenco di trasferimento e un piano di chiusura.

Un piano di chiusura contiene informazioni su porte, serrature e chiavi (tabella incrociata con una matrice di chiusura). Puoi ottenere il piano di chiusura per un sistema di chiusura recente dal produttore del sistema. Si prega di richiedere un file Excel. Si prega di regolare le colonne della tabella in anticipo come nell'esempio di piano di chiusura sulla nostra pagina di download. Utilizza quindi la funzione "Importa piano di chiusura da Excel" in Key Organizer.

Per importare un elenco di consegna delle chiavi, vedi il paragrafo successivo.

Molti clienti hanno già mantenuto il proprio elenco di consegna delle chiavi sotto forma di foglio di calcolo Excel prima di acquistare Key Organizer. Un foglio di calcolo appropriato può essere importato nel programma utilizzando una funzione di importazione tramite il menu principale: File > Importa > Importa consegne chiavi.

Chiave	N° copia	Sistema di chiusura	Qtà.	Destinatario	Reparto	N°	emesso il	Ritornato	Nota
101	5	Sistema1	1	Rossi, Maria	Amministrazione	1044	11/02/2019
102	8	Sistema1	1	Rossi, Maria	Amministrazione	1045	04/02/2020
GS1	3	Sistema1	1	Bianchi, Paolo	Amministrazione	1046	07/05/2021	01/02/2022

La tabella può contenere solo una chiave e una persona per riga. Se una persona ha ricevuto più chiavi o se una chiave è stata emessa a più persone, deve essere creata una riga separata per ciascun caso.

Le colonne "Chiave", "Destinatario" (persona) e "Emesso" (data di emissione) sono obbligatorie! Se non conosci la data di emissione, devi inserire una data fittizia, ad esempio il 01.01.2020 (ha un valore di riconoscimento come data fittizia).

⇒ La tabella deve essere ordinata in ordine crescente in base alla data di emissione!

La colonna "Numero di copia" può essere omessa se non utilizzi numeri consecutivi per le tue chiavi.
La colonna "Sistema di chiusura" può essere omessa se tutte le chiavi appartengono allo stesso sistema di chiusura. Devi quindi selezionare il sistema di chiusura nella finestra di importazione.
La colonna "Quantità" può essere omessa se esattamente 1 chiave è sempre stata trasferita per riga.
Le colonne "Reparto" e "N°" (numero di personale o simile) sono facoltative e possono essere utilizzate se nuove persone vengono create nel programma tramite questa importazione e le informazioni aggiuntive devono semplicemente essere importate in questa fase.

Se una chiave o una persona nominata non è ancora stata inserita nel programma, una nuova voce viene creata dall'importazione. Tuttavia, se esiste già una voce con lo stesso nome nel programma, il trasferimento viene applicato a questa voce esistente. È importante notare che l'ortografia del nome nel programma e nella tabella deve essere identica, poiché un trattino mancante o simile è sufficiente affinché l'importazione crei una nuova voce, il che può comportare voci duplicate indesiderate.

Prova in anticipo: Importa la tabella di trasferimento solo una volta, altrimenti i trasferimenti verranno eseguiti più volte. L'importazione non può essere annullata. Per precauzione, dovresti quindi provare prima l'importazione passando alla modalità sandbox.

Carica la tua tabella nella finestra di importazione. Devi selezionare manualmente le colonne che desideri utilizzare. Seleziona anche il formato di data visualizzato e il sistema di chiusura di destinazione.

Il Key Organizer 2024 può essere utilizzato senza installazione. In particolare, se si utilizza il programma solo su un PC, non è necessaria alcuna installazione.

Se si desidera utilizzare il programma in rete, ad esempio con più utenti contemporaneamente, è necessario creare manualmente una cartella dati condivisa. Vedi: Impostare la cartella dati.

Anche il file .exe può essere salvato centralmente. Successivamente, sarà sufficiente un collegamento sui PC degli utenti. È possibile rimuovere la data dal nome del file scaricato .exe affinché i collegamenti rimangano validi per le versioni future.

Puoi vedere la posizione effettiva dell'archiviazione nel programma sotto: Info > Info & Contatti, vedi "Percorso alla cartella dei dati".
Nelle versioni precedenti del programma sotto: Modifica > Impostazioni > File.

I dati inseriti sono memorizzati su base di file sul tuo disco rigido o in una cartella della tua rete. Per impostazione predefinita, Key Organizer (dalla versione 2021) cerca di memorizzare i suoi file di dati nella cartella APPDATA dell'utente (impostazione predefinita di Windows). Nelle versioni precedenti del programma: nella sottocartella "Data" della cartella del programma Key­Orga­nizer.

In alternativa, puoi leggere la posizione di archiviazione nel file di configurazione KeyOrganizer.ini, nella variabile "DataPath". Se non c'è tale voce, la sottocartella "Data" o una cartella nella directory APPDATA è destinata per impostazione predefinita.

Se desideri salvare, copiare o spostare i dati, utilizza sempre l'intera cartella Data poiché tutti i file e le sottocartelle in essa contenuti sono necessari.

Evita cartelle di dati duplicate (eccetto per il backup dei dati), poiché più set di dati non possono essere sincronizzati successivamente. Se più utenti utilizzano il sistema, devi assicurarti che tutti gli utenti accedano alla stessa cartella dei dati centrale.

Se non hai informazioni sulla posizione di archiviazione, puoi cercare sui tuoi dischi il file "Data.ada". Ignora tutti i file trovati che hanno solo 1 KB di dimensione, poiché probabilmente questi file sono vuoti. In generale, il file più grande trovato è quello giusto. Prendi quindi l'intera cartella.

Se desideri utilizzare il programma su più computer, devi impostare una cartella centrale e condivisa in cui vengono memorizzati i file di dati e a cui tutti gli utenti del programma hanno accesso.

Se desideri spostare i dati esistenti, controlla prima dove sono stati memorizzati i dati finora, vedi "Dove sono memorizzati i dati inseriti?" sopra.

Crea una nuova cartella vuota sul server, ad esempio "Dati KeyOrganizer".

Crea un file di testo chiamato "KeyOrganizer.ini" nel luogo in cui si trova il file programma Key­Organizer.exe. Inserisci il percorso della nuova cartella dei dati nel file nel formato:

DataPath=C:\Cartella\Dati\
o
DataPath=\\Server\Cartella\Dati\
o
DataPath=Dati\  (come percorso relativo per sottocartelle dirette, rispetto al file .ini)

Per spostare i file di dati esistenti nella nuova cartella, copia tutti i file della cartella, comprese le sottocartelle.

Permessi di scrittura: Gli utenti del programma necessitano di permessi di scrittura per la nuova cartella dei dati. I permessi generalmente non vengono copiati, quindi devono essere reimpostati sul nuovo computer. Oltre al semplice accesso in scrittura, sono necessari anche diritti di eliminazione (per i file temporanei), comprese le sottocartelle. Raccomandiamo quindi di impostare un accesso completo, compresa l'eredità dei diritti alle sottocartelle.

Assicurati che la vecchia cartella dei dati non venga più utilizzata (è preferibile spostare i file) in modo che non venga riutilizzata per errore, portando a set di dati diversi che non possono essere sincronizzati.

Verifica se è stato configurato un backup regolare dei dati per la cartella dei dati.

Come descritto nel paragrafo precedente: I dati inseriti sono memorizzati su base di file sul tuo disco rigido o in una cartella della tua rete.

Si prega di notare che in caso di guasto, i tuoi dati non possono essere ripristinati da un "cloud" esterno o simile. Il tuo reparto IT deve occuparsi del backup dei dati.

Si prega di assicurarsi che la cartella dei dati di Key Organizer (vedi sopra) sia stata inclusa in un backup regolare dei dati, ad esempio dal tuo server.

Se cambi computer e Key Organizer è installato localmente, puoi semplicemente copiare la cartella del programma Key Organizer esistente completamente sul nuovo computer. Crea un'icona di collegamento per gli utenti sul file Start.exe o alternativamente sul file KeyOrganizer.exe.

Controlla prima dove sono memorizzati i dati sul vecchio PC, vedi "Dove sono memorizzati i dati inseriti?" sopra.

Se i file di dati sono situati nella sottocartella "Data" della cartella del programma (per le versioni del programma fino al 2019), la cartella dei dati è già copiata quando copi la cartella del programma. Quindi, vedi sotto: Permessi di scrittura.

Se i file di dati si trovano sul vecchio PC, l'intera cartella dei dati deve essere copiata sul nuovo computer - o preferibilmente su un server. Inserisci quindi il nuovo percorso dei dati nel file di configurazione KeyOrganizer.ini sul nuovo computer: DataPath=...

Permessi di scrittura: Gli utenti del programma necessitano di permessi di scrittura per la nuova cartella dei dati. I permessi generalmente non vengono copiati, quindi devono essere reimpostati sul nuovo computer. Oltre al semplice accesso in scrittura, sono necessari anche diritti di eliminazione (per i file temporanei), comprese le sottocartelle. Raccomandiamo quindi di impostare un accesso completo, compresa l'eredità dei diritti alle sottocartelle.

Assicurati che la vecchia cartella dei dati sul vecchio PC non venga più utilizzata (è preferibile spostarla o rinominarla) in modo che non venga riutilizzata accidentalmente, portando a set di dati diversi che non possono essere sincronizzati.

Verifica se è stato configurato un backup regolare dei dati per la cartella dei dati.

Questo messaggio di errore può avere due cause:
1) L'utente potrebbe non avere i diritti necessari dell'utente Windows per rinominare un file nella cartella visualizzata. Raccomandiamo quindi di concedere a tutti gli utenti un accesso completo alla cartella dei dati di Key Organizer, compresa l'eredità alle sottocartelle.
2) Le copie shadow sono abilitate per la cartella dei dati.

Se il problema non può essere risolto estendendo i diritti dell'utente o se le copie shadow sono abilitate, puoi cambiare il metodo di archiviazione di Key Organizer per evitare questo problema. Per fare ciò, fai clic nel menu principale del programma: Modifica > Impostazioni > Altro, e abilita "Salvataggio senza file .bak".

Poiché non viene più creato un file .bak, è ancora più importante che tu abbia configurato un backup dei dati per la cartella dei dati.