U kunt zoeken in deze instructies door Ctrl+F te gebruiken (F3 = doorgaan met zoeken). Gebruik Ctrl+P om af te drukken of op te slaan als PDF.

Informatie voor IT-beheerders, bijvoorbeeld over netwerkinstallatie en het gebruik van een gedeelde gegevensmap, is te vinden in een apart PDF-bestand: Installation­Tips.pdf.

Nadat u bent ingelogd, verschijnt er een reeks tabbladen, bijvoorbeeld voor gebouwen, deuren, sleutels en werknemers. De hoofdgegevens worden op deze tabbladen ingevoerd en weergegeven.

De hoofdgegevens worden ingevoerd op het respectieve tabblad. Bijvoorbeeld, als u een sleutel wilt invoeren, klikt u op het tabblad Sleutels.
Zoeken, filteren, lijsten
De structuur van deze indexkaarten is vergelijkbaar. Er verschijnt een lijst van bestaande items aan de linkerkant, bijvoorbeeld een lijst van alle sleutels. Er is een zoekveld boven de lijst om naar namen in de lijst te zoeken. Er zijn ook filteropties voor de lijst, bijvoorbeeld op basis van sleutelsysteem (sluitsysteem) of gebouw.

Invoermasker: De eigenschappen van een geselecteerd item bevinden zich aan de rechterkant van een tabblad, bijvoorbeeld altijd een invoerveld voor de naam, evenals andere invoervelden voor andere details.

Het invoermasker wordt bestuurd met behulp van de knoppen erboven: "Nieuw" om een nieuw item te maken, "Bewerken" om een geselecteerd item te bewerken, "Verwijderen", enz. Deze basis knoppen zijn hetzelfde voor alle invoerschermen.

Om een nieuwe invoer te maken, klikt u op de knop Nieuw. De invoervelden worden dan geel gekleurd, wat de bewerkingsmodus aangeeft.

U hoeft alleen een naam in te voeren om de invoer op te slaan, dat wil zeggen dat het voldoende is om een naam in het bovenste invoerveld in te voeren.
De andere velden kunnen leeg blijven, maar er zijn aanbevelingen: Bij het invoeren van een deur moet u een gebouw selecteren, bij het invoeren van een sleutel moet u een sleutelsysteem selecteren. Zie hieronder:  De tabbladen in detail.

Om de invoer op te slaan, klikt u op de knop Opslaan bovenaan, anders klikt u op Annuleren. Alle invoervelden worden dan wit en kunnen niet meer worden gewijzigd totdat u opnieuw op de knop Bewerken klikt.

De beste manier om te zien hoe het programma werkt, is door wat tests uit te voeren en wat te klikken in het programma. Om te voorkomen dat uw testinvoeren permanent in het echte logboek terechtkomen, moet u eerst overschakelen naar de Sandbox-modus.

Om dit te doen, klikt u in het hoofdmenu: Bestand > Sandbox.

Om de sandbox-modus te verlaten, klikt u op het hoofdmenu: Bestand > Afmelden, of klikt u opnieuw op: Bestand > Sandbox.

Van links naar rechts: Als u het programma handmatig invult, is het het beste om van links naar rechts te werken, dat wil zeggen, eerst het tabblad "Gebouw" te selecteren en daar uw gebouwen in te voeren. Voer vervolgens de deuren in op het volgende tabblad, daarna de sleutels, vervolgens de personen en ten slotte de sleuteloverdrachten aan personen.

Sluitingssystemen: Als u meerdere sluitingssystemen heeft, kunt u de namen van de sluitingssystemen vooraf invoeren. U kunt dit vinden in het hoofdmenu: Bewerken > Sluitingssystemen.

Toegang/gebruiker: Als u een wachtwoord aan het programma wilt toewijzen, klikt u op het hoofdmenu: Bewerken > Gebruikers: Bewerken > Gebruikers. Het tabblad gebruikers verschijnt dan, waar u gebruikers en wachtwoorden (initieel) kunt aanmaken. Elke gebruiker kan later zijn eigen wachtwoord wijzigen.

Gebouwen worden voornamelijk alleen geregistreerd op naam, dat wil zeggen, het is voldoende om een naam voor elk gebouw in te voeren.

Het doel van het invoeren van gebouwen is dat u later tijdens het invoeren van de deuren het gebouw kunt selecteren waarin de respectieve deur zich bevindt.

U kunt de term gebouw interpreteren zoals u wilt. Het kan ook een bedrijfslocatie zijn of gewoon een onderdeel van een groot gebouw. U kunt dit laatste aangeven door een bovenliggende invoer te selecteren in het veld "onderdeel van".

Het is niet nodig om het veld "Sleutelsysteem" in te vullen. Als u hier een sluitingssysteem selecteert, is dit alleen voor uw informatie en heeft dit geen invloed op het programma.

Deuren kunnen worden geregistreerd zodat sleutels aan deuren kunnen worden toegewezen (toegangsrechten). Als u alleen sleutels wilt beheren, kunt u mogelijk zonder de deuren.

U moet een naam invoeren om een deur te registreren. Als u deur- of kamernummers heeft, raden we aan om een aanduiding zoals "101 opslagruimte" in het eerste veld van het programma te gebruiken. Dit betekent dat alle nummers onder elkaar in een gesorteerde volgorde worden weergegeven en de beschrijvende aanduiding erna verschijnt.

Selecteer in het veld "Gebouw" een invoer die u eerder hebt ingevoerd op het tabblad "Gebouw".

U hoeft de verdieping alleen in te voeren als de informatie voor u van belang is of als u een plattegrond voor die verdieping wilt registreren.

Plattegrond: U kunt een plattegrond invoeren voor elk gebouw en elke verdieping. Om dit te doen, moet u een gebouw voor de deur hebben geselecteerd en iets hebben ingevoerd in het veld Verdieping.

Sloten: Als u sloten (cilinders) wilt invoeren, kunt u dit rechtstreeks hier op het tabblad deuren doen of apart op het tabblad cilinders. U kunt toegang krijgen via het hoofdmenu "Weergave".
In dit geval moet u het veld "Sleutelsysteem" invullen, aangezien een cilinder altijd bij een specifiek sleutelsysteem hoort. Negeer het veld "Cilinderpositie". Voer in het veld "Cilinder" het cilinder nummer in (sluitnummer indien van toepassing) en de lengte, bijvoorbeeld "120 30/35". De velden "Sluitnummer" en "Lengte" zijn slechts een aparte herhaling (indien anders dan de aanduiding) en kunnen leeg worden gelaten.

Als u geen cilinders wilt registreren, moeten de sleutels rechtstreeks aan een deur worden toegewezen als sluiting, terwijl met cilinders de sleutels aan de cilinders als sluiting worden toegewezen (zoals mechanisch gebeurt in werkelijkheid).
Het programma bepaalt automatisch of een sleutel overeenkomt met een deur op basis van de informatie over welke cilinders in welke deuren zijn geïnstalleerd. De sluitingsfuncties worden geregistreerd op het tabblad Sleutels, zie Sleutels koppelen aan deuren of cilinders.

Het nummer van een sleutel wordt meestal ingevoerd in het veld "Sleutel", zelden een beschrijvende naam. We raden niet aan om hier de namen van personen (sleutelhouders) of deuren in te voeren, omdat dit in de loop van de tijd kan veranderen, terwijl het sleutelnummer altijd hetzelfde blijft.

Het veld "Gebied" is alleen bedoeld voor extra informatie voor u, bijvoorbeeld als u een aantekening wilt maken van het gebied (afdeling/sectie van het gebouw) waarin een groepssleutel (hoofdsleutel) wordt gebruikt.

Het veld "Sleutelsysteem" is belangrijk, omdat de meeste bedrijfssleutels tot een sleutelsysteem (sluitsysteem) behoren. Voor andere sleutels, bijvoorbeeld meubelsleutels, kunt u een pseudo-sluitsysteem maken, zoals "Diversen" of "Kasten" of iets dergelijks, om een categorie- en filteroptie te hebben. Zie het hoofdmenu: Bewerken > Hoofdsluitsystemen.

Het veld "Sluitnummer" komt meestal overeen met de aanduiding van de sleutel en kan leeg worden gelaten.
U kunt de hiërarchie van de sleutel selecteren in het veld "Type". Dit heeft alleen invloed op de sortering van de lijst met sleutels: "CK" (individuele sleutels) staan onderaan de lijst, alle andere typen sleutels zijn groeps-/hoofdsloten en worden als belangrijke sleutels bovenaan de lijst gesorteerd.

In de regel Aantal kunt u het totale aantal van de betreffende sleutel invoeren dat u in totaal hebt ontvangen door leveringen en herhaalde bestellingen. Het programma trekt defecte en uitgegeven sleutels af van dit totale aantal en berekent het beschikbare aantal dat nog aan andere personen kan worden uitgegeven. Het beschikbare aantal wordt bijgewerkt zodra u op Opslaan klikt.

"Kast" verwijst naar een sleutelkast (inleverbox, kluis) waar de sleutels worden bewaard. Als u meerdere sleutelkasten heeft, kunt u er een selecteren en het haaknummer invoeren waaraan de sleutel is bevestigd. Om kasten te maken, gaat u naar het tabblad Kasten via het hoofdmenu "Weergave".

Als u geen sluitcilinders hebt ingevoerd, worden de sleutels rechtstreeks aan de deuren gekoppeld. Anders moeten de verbindingen worden gemaakt met cilinders. Het programma bepaalt dan automatisch de indirecte verbinding tussen sleutels en deuren. Het parallel koppelen van een sleutel aan cilinders EN deuren heeft geen voordeel, maar eerder nadelen.

U ziet kleine tabbladen linksonder op de indexkaart voor sleutels: Deuren, Sluitgroepen, Cilinders. Om de geselecteerde sleutel aan een of meer sluitcilinders te koppelen, klikt u op de knop "Bewerken" bovenaan en selecteert u het tabblad Cilinders onderaan. Klik daar op de knop "Koppel met cilinders". Alle cilinders die bij hetzelfde sleutelsysteem horen als de huidige sleutel worden dan weergegeven. Selecteer de cilinders die door de sleutel kunnen worden vergrendeld. Klik ten slotte op de knop Opslaan bovenaan. Als u na het opslaan naar het tabblad Deuren gaat, kunt u zien in welke deuren de gekoppelde cilinders momenteel zijn geïnstalleerd.

Hetzelfde principe geldt voor verbindingen met de deuren: Klik op de knop "Bewerken" bovenaan en klik op de knop "Koppel met deuren" onderaan. Nadat u de juiste deuren hebt geselecteerd, klikt u bovenaan op Opslaan.

De verbinding via sluitgroepen wordt gemaakt tijdens het importeren van een sluitplan en wordt meestal niet handmatig uitgevoerd, en wordt hier dus niet beschreven.

Alle personen die een sleutel ontvangen, worden beheerd op deze indexkaart. Bij bedrijven gaat het meestal om de werknemers van het bedrijf. Bij vastgoedbeheermaatschappijen zijn het daarentegen meestal de huurders die sleutels ontvangen. U kunt de titel van het tabblad in de instellingen aanpassen.

In het veld "Naam" raden we aan om "achternaam, voornaam" in te voeren, zodat de lijst met personen alfabetisch op achternaam wordt gesorteerd. De naam kan slechts één keer in het programma voorkomen, zodat de naam uniek is. In geval van duplicaat moet een onderscheidend achtervoegsel aan de naam worden toegevoegd.

U kunt een nieuwe afdeling invoeren in het veld "Afdeling" of een eerder gebruikte invoer selecteren. Er is een afdelingsfilter linksboven de lijst met personen zodat u de werknemers in een specifieke afdeling kunt zien.

Een personeelsnummer wordt meestal ingevoerd in het veld "Nr". Het kan echter ook een ander nummer of naam zijn.

Het veld "Bedrijf" is bedoeld voor externe medewerkers van externe bedrijven. Er is een bedrijfsfilter boven de lijst met personen.

U kunt de velden "Gebouw" en "Kamer" gebruiken om de werkplek te lokaliseren (alleen voor informatieve doeleinden). De velden hebben geen invloed op het programma, dat wil zeggen dat deze informatie geen effect heeft op toegangsrechten of sleutels die zijn overgedragen.
De velden "Adres", "Telefoon" en "E-mail" zijn ook puur informatief en worden niet geëvalueerd door het programma.

De velden "Vertrek" en "Controle" zijn datumvelden. Het veld "Vertrek" wordt geëvalueerd door Key Organizer, namelijk op het tabblad Termijnen: daar worden ook de sleutels van vertrokken personen vermeld.

U kunt de persoonsvermelding ook koppelen aan een bestand en een werknemersportret invoegen (klik op het profielpictogram).

Alle sleutels die momenteel door de persoon worden gehouden, worden weergegeven in het onderste gedeelte van het venster onder "Bezit de volgende sleutels". Als u met de rechtermuisknop op deze lijst klikt, verschijnt er een contextmenu, bijvoorbeeld om de weergave in te stellen of om bonnen op te roepen.
Eerder door de persoon gehouden sleutels kunnen worden opgeroepen met de knop "Logboek".

Alle sleuteloverdrachten en hoeveelheidswijzigingen worden continu geregistreerd, bijvoorbeeld voor revisies. De geschiedenis kan worden opgeroepen op het tabblad Logboek.

De eenvoudigste manier om het logboek op te roepen, is door een invoer te selecteren op het tabblad Sleutels of Werknemers en op de knop "Logboek" boven het invoermasker te klikken. Het programma schakelt dan over naar het tabblad Logboek en toont de geschiedenis van de geselecteerde invoer.

Onderaan het venster vindt u knoppen om te exporteren naar Excel-formaat of om op te slaan in PDF-formaat.

Uitgegeven sleutels die moeten worden geretourneerd, worden vermeld op de indexkaart Termijnen. De basis hiervoor is dat een datum is ingevoerd in het veld "Vervaldatum" bij de uitgifte van de sleutel.
Als alternatief kan een ingevuld veld "Vertrek" ook leiden tot een vervaldatum voor een persoon, zelfs als er geen retourdatum is ingevoerd bij de uitgifte van de sleutel.

Gebruikers zijn de personen die gemachtigd zijn om het programma te gebruiken. Zolang er geen gebruikersaccount in het programma is aangemaakt, kunt u toegang krijgen tot het programma zonder wachtwoord.

Het tabblad Gebruikers is toegankelijk via het hoofdmenu: Bewerken > Gebruikers. U kunt hier alleen invoeren of wijzigingen aanbrengen als u hiertoe bevoegd bent. Elke ingelogde gebruiker kan echter zijn eigen wachtwoord wijzigen. Het is dus mogelijk voor een beheerder om eerst een initieel wachtwoord in te voeren.

Een nieuw aangemaakte gebruiker heeft aanvankelijk alle machtigingen. Nadat u een nieuwe gebruiker hebt gemaakt, moet u de rechten van het gebruikersaccount instellen met behulp van de knop "Machtigingen".

De vereisten voor veilige wachtwoorden, bijvoorbeeld minimale lengte en speciale tekens, kunnen in de instellingen worden ingesteld.
Als een gebruiker zijn wachtwoord is vergeten, kan een andere gebruiker met het recht om gebruikersrechten te wijzigen een nieuw wachtwoord instellen.
Als er geen wachtwoord bekend is, neem dan contact op met de softwarefabrikant Aidex via e-mail om een speciale inlogcode te laten genereren.

Als u gebruiker bent en ook sleutelontvanger, moet u zichzelf twee keer aanmaken in het programma: als gebruiker en als werknemer.

Deze sectie behandelt de uitlevering van een enkele sleutel. Als u meerdere verschillende sleutels aan een persoon wilt uitgeven, zie de volgende sectie: Uitlevering van meerdere sleutels via de winkelwagen.

Selecteer de sleutel die moet worden uitgeleverd op het tabblad Sleutels. Selecteer de ontvanger van de sleutel op het tabblad Werknemers. De volgorde is niet belangrijk, u kunt ook eerst de ontvanger en daarna de sleutel selecteren.

Op de indexkaarten Sleutels en Werknemers vindt u een knop "Uitgeven sleutel" rechtsboven die u naar het tabblad "Uitlevering" brengt, waar de velden "Sleutel" en "Nieuwe houder" nu zijn vooraf ingevuld.

U kunt een opeenvolgend nummer invoeren in het veld "Identificatie", bijvoorbeeld als u meerdere kopieën van de sleutel hebt, die opeenvolgend zijn genummerd. Het kan ook het serienummer van een transponder of een smartcard zijn, bijvoorbeeld.

Het veld "Datum" verwijst naar de datum van uitgifte en moet worden ingevuld. Deze datum kan niet later worden gewijzigd!
Het veld "Vervaldatum" kan indien nodig worden ingevuld als de sleutel op een specifieke datum moet worden geretourneerd. U kunt dan de sleutels die vervallen zijn of binnenkort vervallen op het tabblad Termijnen weergeven. De vervaldatum kan later worden gewijzigd in de lijst met uitgegeven sleutels door met de rechtermuisknop te klikken: "Details wijzigen".

In het veld "Opmerkingen" kunt u bijvoorbeeld de reden voor de uitgifte noteren.
In het veld "Aantal" kunt u een ander aantal invoeren als u meerdere kopieën zonder identificatie uitgeeft.

U kunt kiezen of u een "Ontvangstbewijs" wilt afdrukken, dat wil zeggen een ontvangstbewijs voor een enkele sleutel, of dat u een "Overzicht" wilt afdrukken, waarin alle sleutels die de ontvanger momenteel bezit, worden vermeld. Het overzicht heeft het voordeel dat alle eerdere ontvangstbewijzen met één handtekening kunnen worden vervangen.

Zodra u op de knop Toepassen hebt geklikt, verschijnt de sleutel op de indexkaart Werknemers, en verschijnt de ontvanger in de lijst met houders op het tabblad Sleutels.

De momenteel uitgegeven sleutels worden weergegeven op zowel de werknemerskaart als op de sleutelkaart: voor werknemers onder "Bezit de volgende sleutels" en voor sleutels in de lijst met houders.
Als u een uitgegeven sleutel selecteert, wordt de knop "Retour" onderaan actief, wat u naar het tabblad "Uitlevering" brengt, waar u een retourdatum en opmerkingen kunt invoeren.

Als u de optie "Ontvangstbewijs" selecteert, wordt er alleen een retourbewijs gegenereerd voor deze enkele sleutel. Als u de optie "Overzicht" selecteert, wordt in plaats daarvan een lijst met de resterende sleutels afgedrukt, maar dit is in dit geval niet ideaal omdat het de retour niet expliciet aangeeft.

"M" voor Memoreren: Met behulp van de toetsencombinatie Ctrl+M kunt u de momenteel geselecteerde sleutel toevoegen aan een controlelijst. Sinds versie 2023 wordt de controlelijst ook winkelwagen genoemd, omdat de opgeslagen sleutels aan een persoon kunnen worden uitgegeven en ook door deze persoon kunnen worden teruggegeven.
De vorige methode van eenmalige uitlevering via het tabblad "Uitlevering" blijft parallel bestaan.

Meerdere sleutels uitgeven: Voeg eerst de sleutels die moeten worden uitgegeven individueel toe aan de winkelwagen (selecteer elk en druk op Ctrl+M).

U kunt de individuele cellen in de tabel in de winkelwagen bewerken door dubbel te klikken, bijvoorbeeld om de respectieve hoeveelheid te wijzigen of om een identificatie toe te voegen (per regel).

Klik vervolgens op "Uitgeven aan een persoon" in het venster van de winkelwagen. U kunt dan de ontvanger van de sleutel selecteren en een overdrachtsdatum invoeren.

Meerdere sleutels terughalen: Selecteer een persoon op het tabblad Werknemers. Als u alle sleutels wilt intrekken, klikt u met de rechtermuisknop in hun sleuteloverzicht en selecteert u: "Alle sleutels aan winkelwagen toevoegen (Retour)".

Als u een of meer items wilt selecteren, klikt u op een uitgegeven sleutel en drukt u op Ctrl+M.

Indien nodig kunt u de hoeveelheden in de winkelwagen wijzigen (dubbelklik op de cel in de tabel). Klik vervolgens op de knop "Retour" in de winkelwagen en voer de retourdatum in.

Voor meervoudige teruggaven is er (sinds 2023) een afdrukmodel "Retouroverzicht", zie in het hoofdmenu: Bewerken > Bewerk afdrukmodellen.

Het programma heeft geen functie voor een daadwerkelijke overdracht van persoon tot persoon, maar sinds versie 2024-02 is het mogelijk om sleutels die van een persoon zijn teruggehaald later aan een andere persoon over te dragen.

Omdat het een retour en een nieuwe uitgifte is, is het in het logboek niet te herkennen dat het om een overdracht ging. Als dit moet worden genoteerd, moet u dit invoeren in de opmerkingenvelden voor de retour en de uitgifte.

U kunt een verloren sleutel aftekenen zolang deze sleutel nog aan een persoon is uitgegeven in het programma. Het idee hierachter is dat een sleutel meestal buiten de sleutelkast wordt verloren, dat wil zeggen nadat deze aan een persoon is uitgegeven.

Selecteer een uitgegeven sleutel op het tabblad Sleutels of Werknemers. Klik vervolgens op de knop "Verloren" onderaan, wat u naar het tabblad "Uitlevering" brengt, waar u een verliesdatum en opmerkingen kunt invoeren.

Dit verwijdert de sleutel uit het dossier van de persoon, maar blijft op het tabblad Sleutels als "verloren" in de houderslijst zodat u kunt zien hoe de oorspronkelijke totale hoeveelheid is verminderd.

Als een verloren sleutel is gevonden, kunt u met de rechtermuisknop klikken op de regel "verloren" in het contextmenu "Gevonden".

Een lijst van alle verloren sleutels is te vinden via het hoofdmenu: Extra vensters > Inventarislijst. Klik hier: Toon "verloren sleutels".
Een alternatief is te vinden in het hoofdmenu: Extra vensters > Sleutels en personen. De kolom "Actie" toont daar zowel defect als verloren. De lijst kan worden geëxporteerd, zie de knoppen hieronder.

U kunt een defecte sleutel aftekenen zolang deze niet aan een persoon is uitgegeven. Het idee hierachter is dat een defecte sleutel waarschijnlijk wordt teruggegeven en vervolgens eerst regelmatig in het programma wordt geretourneerd voordat de defectregistratie als extra stap plaatsvindt.

Selecteer een sleutel op het tabblad Sleutels. Ga vervolgens naar het tabblad "Uitlevering". Klik hier op de knop "Defect". U kunt een identificatie, een datum en opmerkingen invoeren.

De defecte sleutel blijft op het tabblad Sleutels als "defect" in de houderslijst, zodat u kunt zien waarom de oorspronkelijke totale hoeveelheid is verminderd.

Als een sleutel per ongeluk defect is geregistreerd, kunt u met de rechtermuisknop klikken op de regel "defect", vervolgens "Defect ongedaan maken" in het contextmenu.

Vanwege de voorlopige terugtrekking van de sleutel moet waarschijnlijk een vervangende sleutel worden uitgegeven. Doe dit als een nieuwe sleuteluitgifte.

Een lijst van alle defecte sleutels is te vinden via het hoofdmenu: Extra vensters > Inventarislijst. Klik hier: Toon "defecte sleutels".
Een alternatief is te vinden in het hoofdmenu: Extra vensters > Sleutels en personen. De kolom "Actie" toont daar zowel defect als verloren. De lijst kan worden geëxporteerd, zie de knoppen hieronder.

Met het zoekveld boven de lijsten kunt u alleen naar tekst in de lijst zoeken. Als u andere veldinhoud wilt doorzoeken, kunt u dit doen met de geavanceerde zoekfunctie, die u kunt oproepen met Ctrl+F of via het hoofdmenu: Bewerken > Geavanceerd zoeken.

Het is mogelijk om sleutelbossen samen te stellen in het programma, die vervolgens in één keer aan een persoon kunnen worden uitgegeven. Een nadeel op dit moment is dat alleen de sleutelbos wordt genoemd op een uitleverprotocol, maar de individuele sleutels die het bevat, worden niet vermeld.

Om een sleutelbos te maken, gaat u naar het tabblad Sleutels en klikt u op Bewerken > "Nieuwe sleutelbos" in het hoofdmenu. U moet dan een naam voor de sleutelbos invoeren en deze opslaan.

De volgende stap is om sleutels aan de sleutelbos toe te voegen. Voeg hiervoor afzonderlijke sleutels toe aan de winkelwagen met behulp van Ctrl+M zoals beschreven in de vorige sectie. Klik vervolgens op "Sleutels op een sleutelbos zetten" in de winkelwagen.

U vindt de sleutelbos op het tabblad Sleutels in de normale lijst met sleutels, waar ook alle afzonderlijke sleutels worden vermeld. U kunt de sleutelbos selecteren en deze op dezelfde manier aan een persoon uitgeven als een enkele sleutel.

Sommige klanten die geen handtekeningpad gebruiken, hebben gevraagd om gescande bonnen in het programma te kunnen opslaan en deze te koppelen aan personen of sleuteloverdrachten. Deze functie is beschikbaar sinds 2022.

Bestanden kunnen op hun plaats blijven op de harde schijf of worden overgebracht (verplaatst) van de Key Organizer naar de gegevensmap. U moet de voorkeur geven aan het laatste als het bestand niet op zijn plaats hoeft te blijven voor andere toepassingen.
Als een bestand op de oorspronkelijke locatie blijft, moet u ervoor zorgen dat het bestand daar permanent blijft en niet wordt hernoemd. Het pad moet ook geldig zijn voor andere gebruikers. Anders kan Key Organizer het bestand niet vinden.

Koppelen met sleuteloverdrachten
Om een bestand aan een uitgegeven sleutel te koppelen, gaat u naar het tabblad Werknemers en selecteert u een persoon. De uitgegeven sleutels worden linksonder weergegeven. U kunt met de rechtermuisknop op een sleutelvermelding klikken en "Koppel aan een bestand" selecteren in het contextmenu. Er verschijnt dan een dialoogvenster voor bestandselectie.

Koppelen met hoofdgegevens
U kunt een bestand ook koppelen aan een willekeurig hoofdgegevensrecord, bijvoorbeeld aan een deur, een gebouw, een sleutel zonder persoonlijke referentie of een persoon zonder sleuteldreferentie. Selecteer hiervoor eerst een invoer op een willekeurig tabblad en klik vervolgens bovenaan in het hoofdmenu op Bewerken en daarna op "Koppel aan een bestand".

Gekoppelde bestanden bekijken
In het menu waar u de koppelingsfunctie hebt gevonden, is er ook een menu-item "Gekoppelde bestanden weergeven". In het venster dat de bestanden weergeeft, kunt u dubbelklikken op een bestandsnaam om het bestand op te roepen. Met de rechtermuisknop vindt u andere functies, bijvoorbeeld om de invoer te verwijderen.

Een bestand overbrengen naar de gegevensmap
Om een gekoppeld bestand van de oorspronkelijke opslaglocatie naar de gegevensmap van het programma te kopiëren of te verplaatsen, klikt u met de rechtermuisknop in de lijst met bestanden (zie hierboven) en selecteert u de functie "Kopieer bestand naar gegevensmap" in het contextmenu.

Als u een inventaris van de sleutels plant, kunt u eerst een lijst met sleutels exporteren vanuit de Key Organizer als Excel-bestand door te klikken in het hoofdmenu: Bestand > Exporteren > "Exporteer inventarismodel".

De tabel bevat een lege kolom waarin u de momenteel getelde voorraad kunt invoeren voor elk type sleutel tijdens de inventaris. Deze hoeveelheid kolom hoeft niet volledig te worden ingevuld, dat wil zeggen een gedeeltelijke inventaris is ook mogelijk.

Nadat u het aantal aan de Excel-spreadsheet hebt toegevoegd, kan deze worden geïmporteerd in de Key Organizer door te klikken in het hoofdmenu: Bestand > Importeren > "Importeer inventarisvoorraden".

Tijdens het importeren worden alleen tabelrijen met een ingevoerde hoeveelheid in overweging genomen. Een hoeveelheidwijziging wordt vervolgens geregistreerd voor elke sleutel in het logboek.

Het ondertekenen van PDF-bestanden (afgiftebonnen) wordt ondersteund sinds versie 2021 van het programma.
Algemene informatie is te vinden op onze handtekeningpad-pagina.

Gebruik: Als u de optie "Handtekeningpad" hebt ingeschakeld in Key Organizer bij het maken van een ontvangstbewijs of overzicht, start Key Organizer de PDF-software van de padfabrikant. Dit kan even duren.

In de Topaz-software (↗pDoc Signer), moet u handmatig een handtekeningveld tekenen. Na ondertekening moet u de ondertekende PDF opslaan met dezelfde naam die door Key Organizer is opgegeven. Sluit de ondertekeningssoftware en klik vervolgens op "PDF behouden" in Key Organizer zodat de ondertekende PDF wordt overgebracht naar de programmagegevensbank.

U kunt de overgebrachte PDF later ophalen indien nodig: klik met de rechtermuisknop op de lijst met sleutelhouders en selecteer "Bon weergeven" in het contextmenu.

Afdrukmodellen kunnen worden gemaakt voor het afdrukken van afgiftebonnen. Het is mogelijk om Word-documenten als afdrukmodellen te gebruiken. In tegenstelling tot de standaard HTML-modellen, is het gemakkelijker om Word-documenten aan te passen aan uw eigen behoeften.

De voorwaarde is dat de originele Microsoft Word (Microsoft Office-pakket) is geïnstalleerd voor de Key Organizer-gebruikers. Dit werkt nog niet met OpenOffice en anderen.

Als er geen MS Word is geïnstalleerd, blijven de HTML-modellen een alternatief (standaard opgenomen in het programma). Zie ook: Plaatshouders.

HTML-modellen zijn standaard ingeschakeld omdat ze werken, zelfs als er geen Word is geïnstalleerd. Als u MS Word hebt geïnstalleerd, raden we aan over te schakelen naar Word-modellen.

Om dit te doen, klikt u op Bewerken > "Bewerk afdrukmodellen" in het hoofdmenu. Achter elke knop vindt u een selectie "Gebruik een Word-document als model". U kunt het standaardmodel van het programma opslaan zodat u het individueel kunt bewerken. U kunt vervolgens het bewerkte bestand opnieuw selecteren in hetzelfde venster.

We willen u de moeite besparen om uw gegevens handmatig in te voeren (of deze in ieder geval verminderen) en hebben ons programma daarom uitgerust met verschillende importfuncties, met name voor Excel-lijsten, zie hoofdmenu: Bestand > Importeren.

Op de downloadpagina van Key Organizer, vindt u twee voorbeelddocumenten: een overdrachtslijst en een sluitplan.

Een sluitplan bevat informatie over deuren, sloten en sleutels (kruistabel met een sluitmatrix). U kunt het sluitplan voor een recent sluitsysteem verkrijgen bij de fabrikant van het systeem. Vraag een Excel-bestand aan. Stel de kolommen van uw tabel van tevoren in zoals in het voorbeeld sluitplan op onze downloadpagina. Gebruik vervolgens de functie "Sluitplan importeren vanuit Excel" in Key Organizer.

Om een overdrachtslijst voor sleutels te importeren, zie de volgende paragraaf.

Veel klanten hebben hun eigen lijst met sleuteloverdrachten onderhouden in de vorm van een Excel-spreadsheet voordat ze Key Organizer kochten. Een geschikte spreadsheet kan in het programma worden geïmporteerd met behulp van een importfunctie via het hoofdmenu: Bestand > Importeren > Importeer sleuteloverdrachten.

Sleutel	Kopie nr.	Sluitingssysteem	Aantal	Ontvanger	Afdeling	Nr.	uitgegeven op	Teruggegeven	Opmerking
101	5	Systeem1	1	Janssen, Maria	Administratie	1044	11/02/2019
102	8	Systeem1	1	Janssen, Maria	Administratie	1045	04/02/2020
GS1	3	Systeem1	1	De Vries, Paul	Administratie	1046	07/05/2021	01/02/2022

De tabel kan slechts één sleutel en één persoon per rij bevatten. Als een persoon meerdere sleutels heeft ontvangen of als een sleutel aan meerdere personen is uitgegeven, moet voor elk geval een aparte rij worden gemaakt.

De kolommen "Sleutel", "Ontvanger" (persoon) en "Uitgegeven" (uitgiftedatum) zijn verplicht! Als u de uitgiftedatum niet kent, moet u een fictieve datum invoeren, bijvoorbeeld 01.01.2020 (dit heeft een herkenningswaarde als fictieve datum).

⇒ De tabel moet oplopend worden gesorteerd op uitgiftedatum!

De kolom "Kopie nummer" kan worden weggelaten als u geen opeenvolgende nummers voor uw sleutels gebruikt.
De kolom "Sluitingssysteem" kan worden weggelaten als alle sleutels tot hetzelfde sluitingssysteem behoren. U moet dan het sluitsysteem selecteren in het importvenster.
De kolom "Aantal" kan worden weggelaten als altijd precies 1 sleutel per rij is overgedragen.
De kolommen "Afdeling" en "Nr." (personeelsnummer of iets dergelijks) zijn optioneel en kunnen worden gebruikt als nieuwe personen door deze import in het programma worden aangemaakt en de extra informatie in deze stap moet worden geïmporteerd.

Als een sleutel of een genoemde persoon nog niet in het programma is ingevoerd, wordt er een nieuwe invoer gemaakt door de import. Als er echter al een invoer met dezelfde naam in het programma bestaat, wordt de overdracht op deze bestaande invoer toegepast. Het is belangrijk op te merken dat de spelling van de naam in het programma en in de tabel identiek moet zijn, omdat een ontbrekend koppelteken of iets dergelijks voldoende is voor de import om een nieuwe invoer te maken, wat kan leiden tot ongewenste dubbele vermeldingen.

Test vooraf: Importeer de overdrachtstabel slechts één keer, anders worden de overdrachten meerdere keren uitgevoerd. De import kan niet ongedaan worden gemaakt. Voor de zekerheid moet u daarom eerst de import testen door over te schakelen naar de sandbox-modus.

Laad uw tabel in het importvenster. U moet handmatig de kolommen selecteren die u wilt gebruiken. Selecteer ook het weergegeven datumnotatie en het doelsluitingssysteem.

De Key Organizer 2024 kan zonder installatie worden gebruikt. Vooral als u het programma slechts op één pc gebruikt, is installatie niet nodig.

Als u het programma op een netwerk wilt gebruiken, bijvoorbeeld met meerdere gebruikers tegelijkertijd, moet u handmatig een gedeelde gegevensmap aanmaken. Zie: Gegevensmap instellen.

Het .exe-bestand kan ook centraal worden opgeslagen. Vervolgens volstaat een snelkoppeling op de gebruikers-pc's. U kunt de datum uit de naam van het gedownloade .exe-bestand verwijderen, zodat de snelkoppelingen ook voor toekomstige versies geldig blijven.

U kunt de werkelijke opslaglocatie zien in het programma onder: Info > Info & Contact, zie "Pad naar gegevensmap".
In oudere versies van het programma onder: Bewerken > Instellingen > Bestanden.

De ingevoerde gegevens worden op bestandsbasis opgeslagen op uw harde schijf of in een netwerkmap. Standaard probeert Key Organizer (vanaf versie 2021) zijn gegevensbestanden op te slaan in de APPDATA-map van de gebruiker (standaardinstelling van Windows). In oudere versies van het programma: in de submap "Data" van de programmamap van Key­Orga­nizer.

Als alternatief kunt u de opslaglocatie lezen in het configuratiebestand KeyOrganizer.ini, in de variabele "DataPath". Als er geen dergelijke invoer is, is de submap "Data" of een map in de APPDATA-directory standaard bedoeld.

Als u de gegevens wilt opslaan, kopiëren of verplaatsen, gebruikt u altijd de hele map Data omdat alle bestanden en submappen erin nodig zijn.

Vermijd dubbele gegevensmappen (behalve voor gegevensback-up), omdat meerdere gegevenssets later niet kunnen worden gesynchroniseerd. Als meerdere gebruikers het systeem gebruiken, moet u ervoor zorgen dat alle gebruikers toegang hebben tot dezelfde centrale gegevensmap.

Als u geen informatie heeft over de opslaglocatie, kunt u op uw schijven zoeken naar het bestand "Data.ada". Negeer alle gevonden bestanden die slechts 1 KB groot zijn, omdat deze bestanden waarschijnlijk leeg zijn. Over het algemeen is het grootste gevonden bestand het juiste. Neem dan de hele map.

Als u het programma op meerdere computers wilt gebruiken, moet u een centrale en gedeelde map instellen waarin de gegevensbestanden worden opgeslagen en waartoe alle gebruikers van het programma toegang hebben.

Als u bestaande gegevens wilt verplaatsen, controleer dan eerst waar de gegevens tot nu toe zijn opgeslagen, zie "Waar worden de ingevoerde gegevens opgeslagen?" hierboven.

Maak een nieuwe lege map aan op de server, bijvoorbeeld "KeyOrganizer Gegevens".

Maak een tekstbestand genaamd "KeyOrganizer.ini" aan op de locatie waar het Key­Organizer.exe programmabestand zich bevindt. Voer het pad naar de nieuwe gegevensmap in het bestand in als volgt:

DataPath=C:\Map\Gegevens\
of
DataPath=\\Server\Map\Gegevens\
of
DataPath=Gegevens\  (als relatieve pad voor directe submappen, ten opzichte van het .ini-bestand)

Om de bestaande gegevensbestanden naar de nieuwe map te verplaatsen, kopieert u alle bestanden in de map, inclusief submappen.

Schrijfrechten: De gebruikers van het programma hebben schrijfrechten nodig voor de nieuwe gegevensmap. De rechten worden meestal niet gekopieerd, dus ze moeten opnieuw worden ingesteld op de nieuwe computer. Naast eenvoudige schrijftoegang zijn ook verwijderrechten (voor tijdelijke bestanden) nodig, inclusief submappen. We raden daarom aan om volledige toegang in te stellen, inclusief overerving van rechten naar submappen.

Zorg ervoor dat de oude gegevensmap niet meer wordt gebruikt (het is het beste om de bestanden te verplaatsen) zodat deze niet per ongeluk opnieuw wordt gebruikt, waardoor verschillende gegevenssets ontstaan die niet kunnen worden gesynchroniseerd.

Controleer of er een reguliere back-up van de gegevens is geconfigureerd voor de gegevensmap.

Zoals beschreven in de vorige paragraaf: De ingevoerde gegevens worden op bestandsbasis opgeslagen op uw harde schijf of in een netwerkmap.

Houd er rekening mee dat in geval van een storing uw gegevens niet kunnen worden hersteld vanaf een externe "cloud" of iets dergelijks. Uw IT-afdeling moet zelf voor de gegevensback-up zorgen.

Zorg ervoor dat de gegevensmap van Key Organizer (zie hierboven) is opgenomen in een reguliere gegevensback-up, bijvoorbeeld door uw server.

Als u van computer wisselt en Key Organizer lokaal is geïnstalleerd, kunt u eenvoudig de bestaande programmamap van Key Organizer volledig kopiëren naar de nieuwe computer. Maak een snelkoppelingspictogram voor gebruikers naar het Start.exe-bestand of eventueel naar het KeyOrganizer.exe-bestand.

Controleer eerst waar de gegevens op de oude pc zijn opgeslagen, zie "Waar worden de ingevoerde gegevens opgeslagen?" hierboven.

Als de gegevensbestanden zich in de submap "Data" van de programmamap bevinden (voor programmapversies tot 2019), is de gegevensmap al gekopieerd wanneer u de programmamap kopieert. Zie hieronder: Schrijfrechten.

Als de gegevensbestanden zich op de oude pc bevinden, moet de volledige gegevensmap naar de nieuwe computer worden gekopieerd - of bij voorkeur naar een server. Voer vervolgens het nieuwe gegevenspad in het configuratiebestand KeyOrganizer.ini in op de nieuwe computer: DataPath=...

Schrijfrechten: De gebruikers van het programma hebben schrijfrechten nodig voor de nieuwe gegevensmap. De rechten worden meestal niet gekopieerd, dus ze moeten opnieuw worden ingesteld op de nieuwe computer. Naast eenvoudige schrijftoegang zijn ook verwijderrechten (voor tijdelijke bestanden) nodig, inclusief submappen. We raden daarom aan om volledige toegang in te stellen, inclusief overerving van rechten naar submappen.

Zorg ervoor dat de oude gegevensmap op de oude pc niet meer wordt gebruikt (het is het beste om deze te verplaatsen of te hernoemen) zodat deze niet per ongeluk opnieuw wordt gebruikt, waardoor verschillende gegevenssets ontstaan die niet kunnen worden gesynchroniseerd.

Controleer of er een reguliere back-up van de gegevens is geconfigureerd voor de gegevensmap.

Dit foutbericht kan twee oorzaken hebben:
1) De gebruiker heeft mogelijk niet de vereiste rechten van de Windows-gebruiker om een bestand in de weergegeven map te hernoemen. We raden daarom aan om alle gebruikers volledige toegang te geven tot de gegevensmap van Key Organizer, inclusief overerving naar submappen.
2) De schaduwkopieën zijn ingeschakeld voor de gegevensmap.

Als het probleem niet kan worden opgelost door de rechten van de gebruiker uit te breiden of als de schaduwkopieën zijn ingeschakeld, kunt u de opslagmethode van Key Organizer wijzigen om dit probleem te vermijden. Om dit te doen, klikt u in het hoofdmenu van het programma: Bewerken > Instellingen > Overige, en schakelt u "Opslaan zonder .bak-bestand" in.

Omdat er geen .bak-bestand meer wordt aangemaakt, is het des te belangrijker dat u een gegevensback-up hebt geconfigureerd voor de gegevensmap.